Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Hortifruti
O caixa do hortifruti engana. O movimento do balcão parece forte, a gaveta fica cheia, mas na terça você volta da Ceasa com dois mil reais em caixas de tomate, banana e batata e o dinheiro some. Some também na perda: o mamão que passou do ponto, a alface que murchou na sexta. No fim do mês, você não sabe se sobrou ou se apenas girou dinheiro.
Esta planilha organiza isso em números. Você lança as despesas do dia a dia, como compra na Ceasa, frete, sacolas, energia e taxas das maquininhas, e as vendas chegam da aba de vendas. O resumo mensal soma entradas, saídas, saldo e margem, separando o que é despesa fixa do que varia conforme você compra mais ou menos mercadoria.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para hortifruti
Um mês de exemplo do seu hortifruti: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Vendas no balcão | Entrada | R$ 36.000,00 |
| Entregas e pedidos pelo WhatsApp | Entrada | R$ 6.000,00 |
| Compras na Ceasa | Saída | − R$ 25.500,00 |
| Frete da Ceasa | Saída | − R$ 1.200,00 |
| Sacolas e embalagens | Saída | − R$ 500,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 3.000,00 |
| Funcionários | Saída | − R$ 4.800,00 |
| Energia | Saída | − R$ 900,00 |
| Taxas das maquininhas | Saída | − R$ 900,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 1.900,00 |
| Total de entradas | R$ 42.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 38.700,00 | |
| Saldo do mês | 7,9% do faturamento | R$ 3.300,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa do seu hortifruti
Compras na Ceasa, viagem por viagem
É a maior saída do seu hortifruti. No exemplo, R$ 25.500,00 no mês, mais de 60% de tudo que saiu. Lance cada ida separadamente, com data, para enxergar as semanas em que você comprou acima do giro.
Frete e transporte da mercadoria
O frete da Ceasa aparece com R$ 1.200,00 no exemplo e costuma ser esquecido porque é pago em dinheiro, na hora. Anote em categoria própria: assim você avalia se vale dividir carreto com outro comerciante.
Entradas do balcão e das entregas
No exemplo, R$ 36.000,00 vieram do balcão e R$ 6.000,00 de entregas e pedidos pelo WhatsApp. Acompanhar os dois separadamente mostra se a entrega está crescendo e se compensa manter alguém dedicado a ela.
Taxas das maquininhas
No exemplo, R$ 900,00 no mês saíram só em taxas, o mesmo valor da energia. Como o valor descontado não passa pela gaveta, é comum ignorar. Lance como despesa e compare com o total vendido no cartão.
Despesas fixas que não dependem do movimento
Aluguel, funcionários e energia somam R$ 8.700,00 no exemplo. Esse é o valor que você precisa cobrir mesmo numa semana fraca de chuva. Marcar cada despesa como fixa ou variável deixa isso visível no resumo.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias ao seu hortifruti
Abra a lista de categorias e deixe os nomes que você usa: compras na Ceasa, frete, sacolas e embalagens, funcionários, taxas das maquininhas. Marque cada despesa como fixa ou variável logo no cadastro, para o resumo sair certo.
- 2
Lance as saídas no mesmo dia
Volte da Ceasa e registre a compra e o frete antes de arrumar as bancas. Guarde os comprovantes em um prego atrás do caixa e lance tudo no fim do expediente, com a forma de pagamento usada.
- 3
Confira as entradas no fechamento
As vendas vêm da aba de vendas. No fechamento, confira se o que você registrou de balcão e de entregas bate com o dinheiro da gaveta mais os recebimentos em cartão e Pix do dia.
- 4
Leia o resumo mensal
Veja entradas, saídas, saldo e margem. No exemplo, R$ 42.000,00 de entradas, R$ 38.700,00 de saídas e R$ 3.300,00 de saldo, 7,9% do faturamento. Sobra pouca folga para erro na compra.
- 5
Compare os meses no gráfico
As barras de entradas e saídas mostram os meses em que você comprou demais ou vendeu menos. Use isso antes de fechar pedidos grandes em semanas de feriado, quando o movimento muda.
Erros comuns de fluxo de caixa em hortifruti
Pagar a Ceasa com o dinheiro da gaveta e não anotar
Compra feita em dinheiro vivo, sem nota, desaparece do controle e infla o resultado. Peça o papel do box, anote no celular ainda no caminho de volta e lance como saída no mesmo dia.
Confundir caixa cheio com lucro
Entraram R$ 42.000,00 no exemplo, mas o imposto do seu regime, o aluguel e os funcionários ainda consumiriam boa parte. Olhe o saldo do mês, não a gaveta de sexta-feira.
Ignorar a perda de mercadoria
Alface murcha e mamão passado não viram saída no caixa, mas já foram pagos na Ceasa. Anote em um caderno o que você joga fora por dia e revise a quantidade comprada daquele item.
Perguntas frequentes
Como controlar o caixa de um hortifruti que compra na Ceasa toda semana?
Registre cada viagem como um lançamento, com data, valor e frete. Com três ou quatro meses anotados, você vê quanto gasta por semana em média e consegue comparar com o que vendeu naquele período, ajustando a quantidade de caixas por produto.
Quanto deve sobrar no fim do mês em um hortifruti?
Não existe número padrão: depende do aluguel, do número de funcionários e da perda. No exemplo da página, sobraram R$ 3.300,00 de R$ 42.000,00, ou 7,9%. O importante é acompanhar se essa margem sobe ou cai mês a mês.
Devo lançar a perda de frutas e verduras no fluxo de caixa?
A perda não é uma nova saída de dinheiro, porque você já pagou a mercadoria na compra. Controle a perda à parte, em quilos ou caixas, e use esse dado para comprar menos do item que estraga antes de vender.
Como separar o dinheiro do hortifruti do dinheiro pessoal?
Defina um pró-labore, um valor fixo que você retira por mês, e lance essa retirada como saída. Evite pagar conta de casa com o dinheiro da gaveta: isso mistura tudo e faz o saldo da planilha parecer melhor do que é.