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Planilha de Fluxo de Caixa para Cantina Escolar
A cantina vive de dias cheios e dias vazios. Recreio de segunda a sexta, movimento forte na primeira semana de aula, caixa parado em feriado, semana de prova e férias de julho e dezembro. Some a isso o fiado da caderneta, o Pix que cai na hora e o cartão que só entra dias depois, e fica difícil saber se o dinheiro na gaveta é lucro ou se já tem dono.
Esta planilha coloca cada entrada e cada saída em uma linha com data e categoria, e fecha o mês com entradas, saídas, saldo e margem. Compras de salgado congelado, bebidas, embalagens, aluguel do espaço na escola, gás e taxas da maquininha ficam separadas em despesa fixa ou variável, e o gráfico mostra mês a mês quanto entrou e quanto saiu da sua cantina.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para cantina escolar
Um mês de exemplo da sua cantina: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Lanches e salgados | Entrada | R$ 12.000,00 |
| Bebidas e doces | Entrada | R$ 6.000,00 |
| Ingredientes e salgados congelados | Saída | − R$ 4.800,00 |
| Bebidas e doces para revenda | Saída | − R$ 3.300,00 |
| Embalagens e descartáveis | Saída | − R$ 500,00 |
| Aluguel do espaço na escola | Saída | − R$ 1.800,00 |
| Ajudante | Saída | − R$ 1.800,00 |
| Gás e energia | Saída | − R$ 500,00 |
| Taxas (maquininha e Pix) | Saída | − R$ 300,00 |
| DAS do MEI | Saída | − R$ 81,00 |
| Total de entradas | R$ 18.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 13.081,00 | |
| Saldo do mês | 27,3% do faturamento | R$ 4.919,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua cantina
Entradas por tipo de venda
No exemplo, lanches e salgados somam R$ 12.000,00 e bebidas e doces R$ 6.000,00, num total de R$ 18.000,00. Separar os dois mostra se o salgado assado sustenta a cantina ou se o refrigerante e o chocolate estão segurando o caixa.
Compras de insumo e revenda
Salgado congelado por cento, pão de queijo, suco e bebidas para revenda são as maiores saídas: R$ 4.800,00 e R$ 3.300,00 no exemplo. Lance cada compra no dia em que paga o fornecedor, não no dia da entrega.
Despesas fixas do mês
Aluguel do espaço na escola, ajudante, gás, energia e o imposto do seu regime acontecem mesmo em semana de prova. Marcar essas linhas como fixas mostra quanto a cantina precisa vender só para abrir a porta.
Fiado e cartão só quando o dinheiro cai
Caderneta de aluno e venda na maquininha não são caixa no dia da venda. Registre a entrada quando o pai paga ou quando o valor cai na conta, para não achar que tem dinheiro que ainda está na rua.
Taxas de maquininha e Pix
No exemplo, R$ 300,00 por mês. Parece pouco perto de R$ 18.000,00, mas some em um ano. Vale lançar como despesa própria para enxergar o custo de receber por cartão.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Defina suas categorias
Ajuste as categorias prontas para a sua realidade: ingredientes e congelados, bebidas e doces, embalagens, aluguel do espaço, ajudante, gás e energia, taxas e imposto. Menos categorias, lançamento mais rápido no fim do recreio.
- 2
Lance as saídas todo dia
Pagou o distribuidor de refrigerante, comprou copos descartáveis, abasteceu o gás? Lance na aba de lançamentos com data, descrição, forma de pagamento e valor, e marque se é despesa fixa ou variável.
- 3
Registre as outras entradas
Venda de salgado para festa de aniversário na escola, encomenda de sanduíche natural para um evento, devolução de fornecedor. Tudo que entra no caixa e não é venda do dia a dia vai na mesma aba de lançamentos.
- 4
Confira o caixa no fim do dia
Conte o dinheiro da gaveta, confira o extrato do Pix e compare com o que a planilha mostra. Diferença repetida quase sempre é troco anotado errado ou compra pequena feita sem registrar.
- 5
Leia o resumo mensal
No exemplo, saídas de R$ 13.081,00 deixam saldo de R$ 4.919,00, cerca de 27,3% do faturamento. Compare os meses no gráfico: julho e dezembro caem, e você já sabe quanto precisa guardar antes.
Erros comuns de fluxo de caixa em cantina escolar
Tratar o caixa da gaveta como lucro
O dinheiro do recreio ainda vai pagar o cento de salgado congelado e o aluguel do espaço. Lance as saídas na mesma semana e olhe o saldo do mês, não o volume da gaveta.
Esquecer as férias e os feriados
Em janeiro e julho a escola fecha, mas aluguel e imposto continuam. Use o saldo dos meses cheios para formar uma reserva e anote esses meses fracos no resumo para não se assustar.
Misturar o dinheiro da cantina com o seu
Pegar troco para o mercado ou pagar a conta de casa pelo Pix da cantina bagunça tudo. Defina uma retirada fixa por mês e lance como uma saída, com descrição clara.
Perguntas frequentes
Como controlar o fiado dos alunos na cantina?
Mantenha a caderneta ou um caderno por aluno, com data e valor, e registre a entrada no fluxo de caixa só no dia em que o pagamento chega. Combine um limite e um dia de acerto, por exemplo toda sexta, para o valor na rua não crescer sem controle.
Quanto a cantina precisa vender por dia para pagar as contas?
Some as despesas fixas do mês, como aluguel do espaço, ajudante, gás, energia e imposto, e divida pelo número de dias letivos. Depois acrescente o custo dos salgados e bebidas que você compra para vender. O resumo mensal da planilha mostra esse total de despesas fixas.
Devo lançar a compra de salgado congelado no dia da entrega ou do pagamento?
No fluxo de caixa, vale a data em que o dinheiro sai. Se o fornecedor entrega o cento hoje e você paga em quinze dias, lance na data do pagamento. Assim o saldo reflete o dinheiro que você realmente tem disponível.
O que fazer com o caixa nos meses de férias escolares?
Planeje antes. Nos meses cheios, separe uma parte do saldo em uma conta à parte para cobrir aluguel, imposto e ajudante em janeiro e julho. Reduza compras de perecíveis nas últimas semanas de aula para não ficar com estoque parado.