Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Pousada
Pousada quase nunca quebra por falta de hóspede. Quebra por falta de controle nos bastidores. Numa sexta de feriado, com a casa cheia, falta kit de amenities no apartamento 5, acaba o café às 8h30 e a cerveja do frigobar sumiu sem ninguém saber se foi consumo, cortesia ou erro de lançamento. Aí você manda a camareira ao mercado da esquina e paga preço de varejo.
Esta planilha coloca no papel o que existe hoje na despensa, na rouparia e nos frigobares. Você cadastra cada item com custo, estoque inicial e estoque mínimo (a quantidade que nunca pode faltar), lança as compras e o uso diário, e a planilha mostra o estoque atual, o valor parado em mercadoria e marca REPOR no que já chegou no limite.
Exemplo de planilha de controle de estoque para pousada
Produtos e insumos de exemplo da sua pousada, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Água mineral do frigobarunidade: un | Produto | 40 | 48 | R$ 1,50 | R$ 60,00 | Repor |
| Cerveja lata do frigobarunidade: un | Produto | 30 | 24 | R$ 3,50 | R$ 105,00 | OK |
| Kit amenities (shampoo e sabonete)unidade: kit | Insumo | 60 | 80 | R$ 3,20 | R$ 192,00 | Repor |
| Café em pó 500 gunidade: pacote | Insumo | 6 | 4 | R$ 18,00 | R$ 108,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 465,00 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua pousada
Itens do frigobar, um a um
Água, cerveja, refrigerante e snacks viram receita extra, mas somem fácil. Cadastre cada item separado e dê baixa quando a camareira repõe o frigobar, não só quando o hóspede faz o check-out.
Insumos do café da manhã
Café em pó, leite, pão, frutas, queijo e bolo. São o maior consumo diário da pousada e variam com a ocupação. Controlar o que sai da despensa evita a correria de comprar no caminho do serviço.
Kit amenities e produtos de limpeza
Shampoo, sabonete, papel higiênico, desinfetante e sacos de lixo. Não são vendidos, são consumidos a cada arrumação. Sem controle, você só descobre a falta com o quarto já ocupado.
Enxoval em circulação
Lençóis, toalhas de banho e de rosto. Cadastre como insumo e registre saída quando uma peça é descartada por mancha ou desgaste. Assim você sabe quando repor antes de ficar sem jogo reserva.
Dinheiro parado nas prateleiras
A planilha soma o valor em estoque de cada item e o total. No exemplo, são R$ 465,00 parados, valor ilustrativo. É dinheiro que já saiu do caixa e ainda não voltou em diária nem em consumo.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte tudo em um dia de baixa ocupação
Percorra despensa, rouparia, depósito de limpeza e cada frigobar. Lance quantidade e custo de compra no cadastro de itens, separando o que é produto de venda e o que é insumo de operação.
- 2
Defina o estoque mínimo pela ocupação
Pense no pior cenário: casa cheia. Se você tem 8 quartos e repõe amenities a cada troca, um mínimo perto de 80 kits cobre um fim de semana lotado mais a margem de segurança até o fornecedor entregar.
- 3
Lance compras e consumo nas movimentações
Nota do atacado chega, você registra entrada com data e quantidade. Café aberto, amenities colocados nos quartos, toalha descartada: tudo vira saída. Use a observação para anotar cortesia ou perda.
- 4
Olhe a coluna REPOR antes de ir ao fornecedor
No exemplo, água mineral está com 40 unidades para um mínimo de 48 e o kit de amenities com 60 para um mínimo de 80. São esses dois que entram na lista de compras, não o que vier à cabeça no corredor.
- 5
Confira o frigobar toda semana
Escolha os itens de maior giro e compare a contagem real com o estoque da planilha. Diferença repetida na cerveja ou na água indica consumo não lançado na conta do hóspede.
Erros comuns de controle de estoque em pousada
Comprar para a alta temporada no susto
Na véspera do feriado prolongado você compra tudo no mercado do bairro, pagando caro. Use o histórico de ocupação para subir o estoque mínimo dos insumos umas duas semanas antes e negociar com atacado.
Não lançar o consumo do frigobar
A camareira repõe a água e ninguém registra. O estoque da planilha fica alto, o real fica vazio e a receita de frigobar não fecha. Crie a rotina: repôs, anotou na ficha do quarto e na movimentação.
Tratar amenities e café como despesa solta
Jogar tudo em uma linha de compras esconde quanto cada hóspede consome. No exemplo, o kit sai por R$ 3,20 e o pacote de café por R$ 18,00, valores ilustrativos que ajudam a estimar o custo de cada diária.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque mínimo de amenities na pousada?
Multiplique o número de quartos pelas trocas previstas no período de maior ocupação e some uma folga para o prazo de entrega do fornecedor. Se em um fim de semana cheio você usa 60 kits e a entrega leva uma semana, um mínimo perto de 80 evita falta.
Preciso controlar os insumos do café da manhã no estoque?
Sim. Café, leite, pão e frutas são o consumo que mais se repete na pousada e representam uma parte grande das despesas do mês. Controlando a saída diária você descobre quanto o café da manhã custa por hóspede e para de repor na correria.
Como evitar perdas no frigobar dos quartos?
Padronize a reposição: a camareira confere o frigobar na arrumação, anota o que repôs e esse consumo entra na conta do hóspede e como saída de estoque. Uma conferência semanal dos itens de maior giro mostra onde a conta não fecha.
Com que frequência devo contar o estoque da pousada?
Lance entradas e saídas no dia a dia e faça uma contagem completa por mês, de preferência depois de um período de alta ocupação. Frigobar e amenities pedem conferência semanal, porque giram rápido e passam por várias mãos.