Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Decoração de Festas
Você fecha uma mesa decorada infantil para o sábado, chega no depósito na sexta e descobre que os balões nº 9 da cor combinada acabaram. Ou pior: tem três rolos de fita que nunca saem e nenhum pacote da cor que o cliente pediu. No seu negócio de decoração de festas, o material é miúdo, colorido e espalhado por caixas, e é exatamente por isso que ele some da sua cabeça.
Esta planilha de controle de estoque organiza os insumos que você consome em cada montagem (balões, fitas, cola, lacre) e as peças do acervo que você aluga, como o kit pegue e monte. Ela mostra o estoque atual de cada item, marca REPOR quando chega no mínimo que você definiu e soma quanto dinheiro está parado no depósito.
Exemplo de planilha de controle de estoque para decoração de festas
Produtos e insumos de exemplo do seu negócio de decoração de festas, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Balão nº 9 (pacote com 50)unidade: pacote | Insumo | 12 | 20 | R$ 16,00 | R$ 192,00 | Repor |
| Fita de cetim (rolo)unidade: rolo | Insumo | 10 | 6 | R$ 8,00 | R$ 80,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 272,00 | 1 item a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque do seu negócio de decoração de festas
Balões por numeração e cor
Cadastre cada cor e tamanho como item separado: balão nº 9 rosa não substitui o nº 9 dourado na hora da montagem. É o insumo que mais gira e o que mais causa correria de última hora.
Fitas, lacres e material de apoio
Fita de cetim, fita de balão, cola quente e lacre custam pouco por unidade, mas faltar um deles trava o arco inteiro. Controlar evita a corrida à papelaria no dia do evento.
Peças do acervo que você aluga
Mesas, cilindros, painéis, bandejas e o kit pegue e monte não são consumidos, mas saem e voltam. Registrar a saída e o retorno mostra o que está na casa do cliente e o que quebrou.
Consumo por tipo de montagem
Anote quantos pacotes de balão um arco desconstruído gasta e quantos uma decoração completa consome. Esse número vira a base do seu estoque mínimo e do custo de cada orçamento.
Dinheiro parado no depósito
Caixa cheia de balão de cor que ninguém pede é dinheiro trancado. A planilha soma o valor em estoque item a item e mostra onde você investiu sem retorno.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte tudo o que está no depósito
Separe uma manhã sem evento, abra as caixas e conte por cor e numeração. Lance no cadastro com unidade (pacote, rolo, unidade), custo de compra, estoque inicial e estoque mínimo.
- 2
Defina o mínimo pelo seu calendário
Estoque mínimo é a quantidade que dispara o aviso de compra. Se você faz 4 festas por mês e cada uma consome 5 pacotes de balão, manter 20 pacotes cobre o mês sem corrida.
- 3
Lance as compras assim que chegarem
Na aba de movimentações, registre a entrada com data, item e quantidade. Use a observação para o fornecedor ou a cor exata, assim você compara preço na próxima compra.
- 4
Dê baixa do que usou em cada montagem
Depois de desmontar o evento, lance a saída dos insumos consumidos: pacotes de balão, rolos de fita, lacre. Faça no mesmo dia, enquanto você ainda lembra o que gastou.
- 5
Veja o REPOR antes de fechar pedido
Os itens marcados como REPOR viram sua lista de compras. No exemplo, o balão nº 9 aparece com 12 pacotes para um mínimo de 20, então entra no pedido; a fita, com 10 rolos, pode esperar.
Erros comuns de controle de estoque em decoração de festas
Comprar balão em promoção sem olhar a cor
Pacote barato de uma cor que não combina com nenhum tema vira dinheiro parado na caixa. No exemplo, os R$ 272,00 em estoque são pequenos justamente porque só há itens que giram. Compre pela demanda, não pelo desconto.
Não baixar o insumo depois do evento
Quem só anota a compra acha que tem 20 pacotes e tem 8. Transforme a baixa em parte da rotina de desmontagem, junto com lavar as peças e guardar o cilindro.
Perder peça do acervo emprestada ao cliente
O kit pegue e monte sai e nem sempre volta completo. Registre a saída com o nome da festa na observação e confira item por item na devolução, antes de liberar a caução.
Perguntas frequentes
Quantos balões devo ter em estoque para uma festa?
Depende do tamanho do arco. Anote por duas ou três montagens quantos pacotes de 50 você consumiu em um arco desconstruído e em uma decoração completa. Com essa média, você define o mínimo por cor e para de comprar no susto na véspera.
Preciso controlar as peças de aluguel junto com os insumos?
Sim, mas com lógica diferente. Insumos como balão e fita somem a cada evento. Peças do acervo saem e voltam. Cadastre as duas coisas, registre a saída quando a peça vai para a festa e a entrada quando ela retorna ao depósito.
Como saber quanto de material entra no preço de uma mesa decorada?
Use o custo cadastrado de cada item. Se um pacote de balão nº 9 custa R$ 16,00 no exemplo e a montagem usa 5 pacotes, são R$ 80,00 só de balão. Some fitas, lacre e peças de consumo e você tem o material do orçamento.
Com que frequência devo conferir o estoque do depósito?
Lance entradas e saídas sempre que acontecerem e faça uma contagem física por mês, de preferência numa semana fraca. Antes de datas puxadas, como festas juninas e fim de ano, vale uma contagem extra das cores mais pedidas.