Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Pousada
A conta da pousada parece boa quando a casa está cheia, mas o dinheiro some depressa. A comissão do site de reserva só aparece no repasse, a taxa do cartão chega dias depois, o café da manhã é comprado toda semana e a camareira recebe no fim do mês. Aí vem a baixa temporada, com os mesmos custos fixos e metade das diárias, e o saldo da conta não explica o que aconteceu.
Esta planilha organiza o caixa da sua pousada por mês: você lança as despesas com data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor, marca cada uma como fixa ou variável, e as receitas de diárias e frigobar vêm da aba de vendas. O resumo mostra entradas, saídas, saldo, margem e o peso dos custos fixos, com gráfico de barras comparando os meses.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para pousada
Um mês de exemplo da sua pousada: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Hospedagens | Entrada | R$ 38.000,00 |
| Frigobar e passeios | Entrada | R$ 3.000,00 |
| Café da manhã | Saída | − R$ 3.800,00 |
| Lavanderia e enxoval | Saída | − R$ 2.200,00 |
| Amenities e produtos de limpeza | Saída | − R$ 900,00 |
| Recepção e camareiras | Saída | − R$ 7.000,00 |
| Aluguel do imóvel | Saída | − R$ 4.500,00 |
| Energia e água | Saída | − R$ 2.600,00 |
| Internet e TV | Saída | − R$ 300,00 |
| Manutenção | Saída | − R$ 900,00 |
| Comissão dos sites de reserva | Saída | − R$ 3.600,00 |
| Taxas de cartão | Saída | − R$ 600,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 2.600,00 |
| Total de entradas | R$ 41.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 29.000,00 | |
| Saldo do mês | 29,3% do faturamento | R$ 12.000,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua pousada
Receita de diárias e de extras
Hospedagem é uma coisa, frigobar e passeios são outra. No exemplo, as diárias somam R$ 38.000,00 e os extras R$ 3.000,00. Separar isso mostra quanto o hóspede gasta além da diária e se vale reforçar o frigobar.
Comissões e taxas de cartão
A comissão dos sites de reserva aparece no exemplo com R$ 3.600,00 e as taxas de cartão com R$ 600,00. Lance como despesa variável: elas crescem junto com a ocupação e corroem a diária sem você perceber.
Custos fixos que correm na baixa temporada
Aluguel, salários de recepção e camareiras, internet e boa parte da energia continuam mesmo com a pousada vazia. Marcar essas despesas como fixas mostra quanto você precisa faturar por mês só para manter as portas abertas.
Custo por hóspede hospedado
Café da manhã, lavanderia, enxoval e kit de amenities sobem conforme a casa enche. No exemplo, o café da manhã é R$ 3.800,00 no mês. Acompanhe esses valores junto com as diárias vendidas, não isolados.
Manutenção e reformas
Ar-condicionado, chuveiro, pintura e colchão quebram em qualquer época. Lance tudo em manutenção, mesmo os R$ 80,00 do encanador, e você vai saber quanto guardar por mês para a parada entre temporadas.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias à sua pousada
Abra a lista de categorias e deixe os nomes que você usa no dia a dia: café da manhã, lavanderia e enxoval, amenities, comissão de sites, manutenção. Apague o que não existe na sua operação para não criar linhas vazias.
- 2
Lance as despesas todo dia
Ao voltar da feira, ao pagar a lavanderia ou ao receber o repasse do site de reserva, registre data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor. Cinco minutos no fim do expediente da recepção resolvem.
- 3
Marque cada despesa como fixa ou variável
Aluguel e salários são fixos. Café da manhã, amenities, comissões e taxas de cartão variam com a ocupação. Essa marcação é o que permite ver quanto custa manter a pousada em um mês de pouca hospedagem.
- 4
Leia o resumo mensal com calma
No exemplo, as entradas somam R$ 41.000,00, as saídas R$ 29.000,00 e sobra um saldo de R$ 12.000,00, 29,3% do faturamento. Confira se esse saldo bate com o que existe na conta bancária.
- 5
Compare os meses no gráfico
O gráfico de barras coloca entradas e saídas lado a lado mês a mês. Use a alta temporada como reserva para os meses fracos: veja de quanto foi a queda do ano passado e planeje o caixa com esse número.
Erros comuns de fluxo de caixa em pousada
Tratar o valor da reserva como receita cheia
O site repassa a diária menos a comissão, e o cartão desconta a taxa. Se você só lança o valor bruto, o caixa da planilha nunca bate. Registre a comissão e a taxa como despesa no mês em que foram cobradas.
Misturar caixa da pousada e dinheiro da família
Pagar a feira de casa com o dinheiro da recepção é comum em pousada administrada pelos donos. Defina uma retirada fixa por mês, lance como despesa e deixe o resto no caixa do negócio.
Gastar na alta temporada o que é da baixa
Um mês cheio como o do exemplo, com R$ 12.000,00 de saldo, dá a sensação de folga. Separe uma parte desse saldo para os meses de pouca ocupação, quando aluguel e salários continuam chegando.
Perguntas frequentes
Como controlar o fluxo de caixa de uma pousada na baixa temporada?
Some suas despesas fixas do mês: aluguel, equipe, internet e a parte fixa de energia. Esse é o valor que precisa entrar mesmo com a casa vazia. Compare com a média de diárias vendidas nos meses fracos e use o saldo guardado na alta temporada para cobrir a diferença.
A comissão do site de reserva entra como despesa no fluxo de caixa?
Sim, e como despesa variável. Mesmo que o site já desconte antes do repasse, registre a diária inteira como receita e a comissão como saída. Assim você enxerga quanto a pousada fatura de verdade e quanto fica pelo caminho em cada canal.
Qual a diferença entre saldo em caixa e lucro na pousada?
O saldo é o que entrou menos o que saiu naquele mês. O lucro considera também o desgaste do imóvel, dos móveis e dos eletrodomésticos, além de reservas já pagas por estadias futuras. Caixa alto em mês de pré-pagamento não significa que o mês foi lucrativo.
Com que frequência devo lançar as despesas da pousada?
Todos os dias, de preferência no fechamento da recepção. Compras de café da manhã, pagamento da lavanderia e pequenos consertos somem da memória em 48 horas. Lançar na hora evita que você feche o mês com um saldo na planilha diferente do extrato da conta.