Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Transportadora
Dinheiro entrando não quer dizer caixa sobrando. Na transportadora, o frete é faturado para 30 ou 45 dias, mas o diesel, o pedágio e a diária do motorista saem no mesmo dia da viagem. Some a parcela do caminhão, o seguro e uma troca de pneus que aparece sem avisar e você chega ao fim do mês com a conta apertada, mesmo com a agenda cheia de cargas.
Esta planilha mostra, dia a dia, o que entrou e o que saiu da sua transportadora. Cada despesa é marcada como fixa ou variável, então você vê de um lado o que paga mesmo com o caminhão parado (parcela, seguro, escritório) e de outro o que só existe quando a roda gira (diesel, pedágio, comissão). O resumo mensal fecha entradas, saídas, saldo e margem.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para transportadora
Um mês de exemplo da sua transportadora: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Fretes fixos para empresas | Entrada | R$ 42.000,00 |
| Fretes avulsos | Entrada | R$ 13.000,00 |
| Diesel | Saída | − R$ 19.000,00 |
| Pedágios | Saída | − R$ 3.200,00 |
| Diárias e comissão dos motoristas | Saída | − R$ 6.500,00 |
| Parcela do caminhão | Saída | − R$ 7.800,00 |
| Seguro e rastreador | Saída | − R$ 2.100,00 |
| Manutenção e pneus | Saída | − R$ 3.000,00 |
| Escritório e sistema | Saída | − R$ 900,00 |
| Taxas bancárias e boletos | Saída | − R$ 300,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 4.400,00 |
| Total de entradas | R$ 55.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 47.200,00 | |
| Saldo do mês | 14,2% do faturamento | R$ 7.800,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua transportadora
Entradas por tipo de frete
Separe contrato fixo de frete avulso. No exemplo, os R$ 42.000,00 de fretes fixos sustentam a operação e os R$ 13.000,00 de avulsos variam todo mês. Saber essa proporção mostra o quanto você depende de poucos clientes.
Diesel e pedágio por período
São as saídas que mais mexem no caixa. No exemplo, o diesel sozinho consome R$ 19.000,00 de R$ 55.000,00 que entraram. Lance abastecimento no dia em que acontece, nem que seja pelo comprovante da bomba.
Despesas fixas do mês
Parcela do caminhão, seguro, rastreador, escritório e sistema continuam chegando mesmo em mês fraco. Marque todas como fixas para saber quanto de frete você precisa fechar só para cobrir essa base.
Manutenção e pneus
Pneu, revisão e freio não vêm todo mês, mas vêm. Registre cada gasto quando ocorrer e olhe o histórico de alguns meses para ter ideia do valor médio que precisa ficar guardado.
Impostos e taxas bancárias
O imposto do seu regime e as tarifas de boleto saem do caixa como qualquer outra despesa. Lançados em categoria própria, eles param de aparecer como surpresa no dia do vencimento.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias à sua operação
As categorias já vêm prontas e podem ser editadas. Crie as que fazem sentido na sua transportadora, como diesel, pedágio, diárias de motorista, manutenção e parcela do veículo, e marque cada uma como fixa ou variável.
- 2
Lance as saídas todo dia
Reserve dez minutos no fim do dia para registrar data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor de cada saída. Nota de abastecimento, recibo de pedágio e adiantamento de diária entram aí.
- 3
Registre as outras entradas
As vendas de frete vêm da aba de vendas do kit. Na aba de lançamentos você registra o resto: venda de um pneu usado, indenização de seguro, aporte seu no caixa.
- 4
Confira o resumo mensal
No fim do mês, olhe entradas, saídas, saldo e margem. No exemplo, sobraram R$ 7.800,00 de R$ 55.000,00, ou 14,2%. Repare que esse saldo é igual à parcela do caminhão.
- 5
Compare os meses no gráfico
O gráfico de barras põe entradas e saídas lado a lado. Quando as barras encostam, é sinal de mês com muita viagem e pouca sobra: hora de revisar a tabela de frete ou o custo por quilômetro.
Erros comuns de fluxo de caixa em transportadora
Confundir frete faturado com dinheiro no caixa
O contrato fechado só vira caixa quando o cliente paga. Lance a entrada na data do recebimento, não na data da viagem, ou você vai planejar gastos com um dinheiro que ainda está na rua.
Não guardar para manutenção e pneus
No exemplo, manutenção e pneus somam R$ 3.000,00 no mês. Em meses sem oficina, essa folga engana. Separe um valor fixo por mês para a próxima revisão e trate como despesa já comprometida.
Misturar caixa da empresa e conta pessoal
Pagar a conta de casa com o dinheiro do frete some do controle e some do lucro. Defina um pró-labore, um valor fixo seu por mês, e lance como saída da transportadora.
Perguntas frequentes
Como saber se o frete está pagando o custo do caminhão?
Some as despesas fixas do mês, como parcela, seguro, rastreador e escritório, e as variáveis da viagem, como diesel, pedágio e diária. Divida o total pelos quilômetros rodados no mês. Esse custo por quilômetro é o piso abaixo do qual o frete só gera prejuízo.
Devo lançar o adiantamento da diária do motorista como despesa?
Sim, no dia em que o dinheiro sai do caixa. Depois, na prestação de contas, ajuste o valor se ele devolveu troco ou gastou a mais. O importante é que o caixa da planilha reflita o que realmente saiu da conta.
Meu caixa está apertado mesmo com muitos fretes. O que pode estar acontecendo?
Normalmente é prazo de recebimento longo contra despesa à vista. Você paga diesel e pedágio hoje e recebe em 30 ou 45 dias. Olhe as saídas por categoria no resumo mensal: se diesel e manutenção crescerem mais que as entradas, a tabela de frete está defasada.
Qual a diferença entre despesa fixa e variável na transportadora?
Fixa é a que chega mesmo com o caminhão parado: parcela, seguro, rastreador, sistema e escritório. Variável só existe quando há viagem: diesel, pedágio, diária e comissão. Separar as duas mostra quanto de frete você precisa fechar para cobrir o mês.