Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Personal Trainer
Seu dinheiro entra picado: um aluno paga no dia 5, outro no dia 20, a aula avulsa cai no Pix na hora e a consultoria online vem por link de pagamento. No meio disso saem a taxa da academia por aluno, o combustível para atender em condomínio e a mensalidade dos aplicativos de treino. No fim do mês, a conta parece boa, mas você não sabe quanto era seu de verdade.
Esta planilha junta tudo em um só lugar. As mensalidades e aulas avulsas vêm da aba de vendas, e você lança só as saídas e outras entradas: taxa da academia, transporte, marketing, CREF e seguro. O resumo mensal mostra entradas, saídas, saldo e margem, e um gráfico compara os meses cheios com os mais fracos.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para personal trainer
Um mês de exemplo do seu trabalho como personal trainer: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Aulas presenciais (mensalidades) | Entrada | R$ 7.200,00 |
| Consultoria online | Entrada | R$ 1.800,00 |
| Taxa da academia por aluno | Saída | − R$ 1.200,00 |
| Transporte e combustível | Saída | − R$ 600,00 |
| Celular, aplicativos e internet | Saída | − R$ 180,00 |
| CREF e seguro | Saída | − R$ 90,00 |
| Marketing e Instagram | Saída | − R$ 300,00 |
| Taxas de pagamento | Saída | − R$ 250,00 |
| DAS do MEI | Saída | − R$ 81,00 |
| Total de entradas | R$ 9.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 2.701,00 | |
| Saldo do mês | 70% do faturamento | R$ 6.299,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa do seu trabalho como personal trainer
Mensalidades e planos por aluno
Plano 2x, plano 3x, aula avulsa e avaliação física entram com valores diferentes e em datas diferentes. Ver tudo somado no mês evita a sensação de que faltou dinheiro quando, na verdade, dois alunos atrasaram o pagamento.
Consultoria online separada do presencial
No exemplo, a consultoria online rende R$ 1.800,00 contra R$ 7.200,00 das aulas presenciais. Acompanhar as duas fontes ajuda a decidir onde vale investir tempo, já que a online não gasta combustível nem taxa de academia.
Taxa da academia e custos por aluno
A maior saída do exemplo é a taxa da academia por aluno: R$ 1.200,00. Ela cresce junto com a agenda, então precisa ser lançada todo mês para você saber quanto sobra de cada mensalidade.
Transporte e combustível
Atender em casa, condomínio ou parque custa caro em deslocamento. No exemplo são R$ 600,00 no mês. Lançar esse valor mostra se vale concentrar alunos no mesmo bairro e nos mesmos horários.
Despesas fixas do mês
Celular e aplicativos, CREF e seguro, DAS do MEI e marketing caem todo mês, com ou sem aluno novo. Marque essas linhas como fixas para saber o mínimo que você precisa faturar.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias
Abra a lista de categorias e deixe com a sua cara: taxa da academia, transporte, aplicativos, CREF e seguro, marketing, taxas de pagamento e impostos do seu regime. Apague o que não usa para não errar na pressa.
- 2
Lance as saídas no dia
Depois do último atendimento, registre data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor. Combustível, almoço fora entre aulas e a taxa da academia levam menos de um minuto e não ficam para depois.
- 3
Marque fixa ou variável
Aplicativos, seguro e imposto são fixos. Combustível, impulsionamento de post e material extra variam com a agenda. Essa marcação mostra quanto do seu mês já está comprometido antes da primeira aula.
- 4
Confira o resumo mensal
No fim do mês, olhe entradas, saídas, saldo e margem. No exemplo, R$ 9.000,00 de entradas menos R$ 2.701,00 de saídas deixam R$ 6.299,00, cerca de 70% do faturamento. São valores ilustrativos, mas o cálculo é esse.
- 5
Compare os meses no gráfico
O gráfico de barras mostra entradas e saídas mês a mês. Janeiro e março costumam encher a agenda; junho e julho esfriam. Saber isso com antecedência ajuda a guardar dinheiro nos meses fortes.
Erros comuns de fluxo de caixa em personal trainer
Misturar o Pix do aluno com a conta pessoal
Quando a mensalidade cai na mesma conta do supermercado, você nunca sabe o que é receita do trabalho. Use uma conta só para o negócio e retire um valor fixo por mês como seu pagamento.
Esquecer as despesas pequenas do deslocamento
Estacionamento, pedágio, aquele combustível de R$ 30,00 e o lanche entre dois atendimentos somam mais que parecem. Lance na hora, pelo celular, ou junte os comprovantes e registre no fim do dia.
Confundir saldo em conta com lucro
O dinheiro na conta no dia 10 inclui mensalidades que vão bancar a taxa da academia e o imposto do seu regime. Veja o saldo do mês fechado no resumo antes de assumir qualquer gasto novo.
Perguntas frequentes
Como controlar o dinheiro sendo personal trainer autônomo?
Separe a conta do trabalho da pessoal, registre toda mensalidade e aula avulsa e lance as saídas no mesmo dia. No fim do mês, compare entradas e saídas. Com isso você sabe quanto realmente sobrou e pode definir uma retirada fixa para você.
O que entra como despesa do trabalho como personal trainer?
Taxa cobrada pela academia por aluno, transporte e combustível, celular e aplicativos de treino, CREF e seguro, marketing e impulsionamento, taxas das máquinas e links de pagamento, além do imposto do seu regime. Material próprio, como elásticos e cones, também conta.
Como lidar com os meses de férias, quando os alunos param?
Olhe o histórico do seu fluxo de caixa e veja quanto caem as entradas nesses meses. Some suas despesas fixas e guarde essa quantia nos meses cheios. Ofertas como planos trimestrais e consultoria online ajudam a manter alguma entrada na baixa temporada.
Devo lançar o aluno que ficou devendo a mensalidade?
No fluxo de caixa só entra dinheiro que caiu de fato. O que está em aberto você controla em uma lista separada de pendências, com data prometida. Assim o saldo do mês não mostra dinheiro que ainda não chegou.