Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Ótica
Na ótica, a prateleira é cara. Uma vitrine com armações de acetato, óculos de sol e caixas de lente de contato representa bastante dinheiro parado, e quase sempre tem aquele modelo que ninguém experimenta há meses enquanto o mais pedido some no primeiro fim de semana. Some a isso as lentes que vão e voltam do laboratório e fica difícil saber, de cabeça, o que realmente existe na loja.
Esta planilha organiza isso por item: cada armação, óculos de sol e caixa de lente de contato tem custo, estoque atual e estoque mínimo. Quando a quantidade chega no mínimo, aparece a marcação REPOR, que vira sua lista de compras para o representante. E o total investido em mercadoria fica atualizado, sem precisar recontar a vitrine.
Exemplo de planilha de controle de estoque para ótica
Produtos e insumos de exemplo da sua ótica, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Óculos de solunidade: un | Produto | 30 | 20 | R$ 60,00 | R$ 1.800,00 | OK |
| Lente de contato (caixa)unidade: caixa | Produto | 12 | 10 | R$ 55,00 | R$ 660,00 | OK |
| Armação de acetatounidade: un | Insumo | 60 | 50 | R$ 45,00 | R$ 2.700,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 5.160,00 | 0 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua ótica
Armações por modelo e cor
Cadastre cada variação como um item. Acetato preto tamanho médio não é a mesma coisa que o mesmo modelo em tartaruga. Juntar tudo em uma linha só esconde qual cor realmente sai e qual está encalhada.
Lentes de contato por grau e validade
A caixa tem grau e data de vencimento. Separe por grau no cadastro e anote a validade na observação da entrada. Grau pouco pedido com validade curta é dinheiro que pode virar perda.
Óculos de sol e a sazonalidade
A procura sobe no verão e nas férias. Suba o estoque mínimo dos modelos campeões antes da temporada e desça depois, para não entrar o ano com vitrine cheia de coleção antiga.
Mostruário e armações em teste
Armação que foi para a vitrine, para a mala do representante ou saiu para um cliente experimentar em casa continua sendo sua. Registre a saída com o motivo na observação para o número não ficar errado.
Dinheiro parado na prateleira
A planilha soma o valor em estoque de cada item. No exemplo, os três itens somam R$ 5.160,00, valor ilustrativo, mas serve para enxergar quanto capital está preso antes de fechar um pedido grande.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte a loja inteira uma vez
Vitrine, gavetas, estojo de mostruário e o armário das lentes de contato. Lance cada item no cadastro com unidade, custo de compra, preço de venda e a quantidade encontrada hoje.
- 2
Defina o estoque mínimo item a item
Multiplique o que você vende por semana pelas semanas que o fornecedor leva para entregar e acrescente uma folga. No exemplo, óculos de sol tem mínimo 20 com 30 em estoque: ainda está OK.
- 3
Lance compras e uso de insumos
Toda nota de armações e lentes que chega entra na aba de movimentações, com data e quantidade. O mesmo para armação usada em montagem ou perdida, que sai como saída com observação.
- 4
Olhe a coluna REPOR antes de atender o representante
Com os itens marcados em mãos, você negocia sabendo exatamente o que falta. No exemplo não há nada a repor, porque todos estão acima do mínimo, inclusive as 12 caixas de lente de contato.
- 5
Faça uma conferência rápida por semana
Escolha uma parte da vitrine e confira se a contagem bate com a planilha. Diferença repetida indica venda não registrada, armação emprestada sem baixa ou furto no balcão.
Erros comuns de controle de estoque em ótica
Comprar coleção inteira para ganhar desconto
O representante oferece doze armações pelo preço de dez, mas quatro modelos não combinam com o seu público. Compare o desconto com o giro real de cada modelo e peça só o que costuma sair.
Não baixar a armação que virou óculos de grau
Quando a armação sai da vitrine para a montagem, ela deixou o estoque. Se ninguém registra, a planilha mostra peças que não existem mais e você descobre a falta só com o cliente na frente.
Tratar lente de contato como item único
Ter dez caixas no total não ajuda se o grau pedido acabou. Cadastre por grau, com mínimo próprio, e revise a validade sempre que lançar uma entrada nova.
Perguntas frequentes
Quantas armações uma ótica deve manter em estoque?
Depende do seu giro e do prazo de entrega. Conte quantas armações você vende por semana, multiplique pelo tempo que o fornecedor leva e some uma folga. Mais importante que o número total é ter os modelos certos: dois mínimos bem definidos valem mais que uma vitrine lotada.
Como controlar lentes de grau que ficam no laboratório?
Lentes encomendadas para um cliente específico não precisam ficar no cadastro de estoque. Se você mantém lentes simples de giro em casa, cadastre por grau e dê baixa quando mandar para montagem, anotando na observação para qual serviço saiu.
O que fazer com armação encalhada há meses?
Olhe o estoque atual e a data da última entrada. Modelo parado há muito tempo prende dinheiro e ocupa a melhor posição da vitrine. Separe esses itens em uma promoção, troque com o representante quando houver essa possibilidade e reduza o mínimo deles para não repor por engano.
Com que frequência devo atualizar o controle de estoque da ótica?
Lance as entradas no dia em que a mercadoria chega, conferindo com a nota. As saídas podem ser registradas no fechamento do dia, incluindo armações que foram para montagem ou para o mostruário. Uma conferência física por semana em parte da loja já evita surpresas grandes.