Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Papelaria
Papelaria vive de item miúdo e de muita variedade. São canetas, colas, cadernos, resmas, tintas e mochilas, cada um com fornecedor e giro diferente. No meio disso, a resma que abastece a impressora é a mesma que o cliente leva embora, e ninguém sabe quanto sobrou de verdade. Aí chega a volta às aulas, a lista escolar bate na porta e falta justamente o caderno de 10 matérias.
Esta planilha organiza o que está na prateleira e no estoquinho dos fundos. Você cadastra cada produto e insumo com custo e estoque mínimo, lança as compras dos fornecedores e o consumo de papel e toner das impressões, e vê na hora o que precisa repor. Ela também soma quanto dinheiro está parado em mercadoria, algo que na papelaria se espalha em dezenas de itens pequenos.
Exemplo de planilha de controle de estoque para papelaria
Produtos e insumos de exemplo da sua papelaria, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Caderno universitário 10 matériasunidade: un | Produto | 40 | 30 | R$ 14,00 | R$ 560,00 | OK |
| Caneta esferográfica (caixa com 50)unidade: caixa | Produto | 6 | 5 | R$ 28,00 | R$ 168,00 | OK |
| Resma de papel A4unidade: resma | Produto | 12 | 15 | R$ 24,00 | R$ 288,00 | Repor |
| Mochila escolarunidade: un | Produto | 8 | 5 | R$ 65,00 | R$ 520,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 1.536,00 | 1 item a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua papelaria
Resma de papel A4: venda e consumo
A resma sai de dois jeitos: vendida no balcão e usada nas impressões e cópias. Lance as duas saídas. No exemplo, restam 12 resmas para um mínimo de 15, e a planilha já marca REPOR.
Itens vendidos por caixa ou por unidade
Caneta esferográfica costuma chegar em caixa com 50 e sair unidade por unidade. Escolha uma unidade só para o cadastro e mantenha o padrão, senão o estoque atual nunca fecha com a prateleira.
Insumos das impressões e encadernação
Toner, tinta, espirais e capas não aparecem na vitrine, mas são custo. Cadastre como insumo e dê baixa conforme o uso, para não descobrir que o toner acabou com fila no balcão.
Itens de valor alto por unidade
Mochila escolar prende bastante dinheiro. No exemplo, 8 mochilas a R$ 65,00 de custo somam R$ 520,00, mais de um terço dos R$ 1.536,00 parados em estoque. Valores ilustrativos, mas o padrão se repete.
Produtos de época e lista escolar
Caderno, lápis de cor e estojo disparam em janeiro e fevereiro. Agenda vende no fim do ano. Suba o estoque mínimo desses itens antes da temporada e volte ao normal depois, para não ficar com encalhe.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte tudo e cadastre
Feche uma tarde fraca e conte prateleira por prateleira, incluindo o estoque dos fundos. Cadastre cada item com unidade, custo de compra, preço de venda, estoque inicial e estoque mínimo, aquele ponto em que você precisa comprar de novo.
- 2
Defina o mínimo pelo giro real
Veja quanto sai por semana e quanto tempo o fornecedor leva para entregar. Se você usa e vende 10 resmas por semana e a entrega demora uma semana, um mínimo de 15 dá folga, como no exemplo.
- 3
Lance as compras assim que chegarem
Com a nota do fornecedor na mão, registre a entrada na aba de movimentações: data, item, quantidade e uma observação com o nome do fornecedor. Confira caixa por caixa antes de lançar, pois falta e troca acontecem.
- 4
Registre o uso dos insumos todo dia
No fechamento, anote as resmas gastas em cópias e impressões, os espirais usados nas encadernações e a troca de toner. As vendas lançadas no kit já baixam o estoque sozinhas.
- 5
Compre olhando a coluna de status
Antes de ligar para o representante, filtre os itens marcados como REPOR. No exemplo, só o papel A4 está nessa situação. Essa é a sua lista de compras, sem chute e sem pedido duplicado.
Erros comuns de controle de estoque em papelaria
Tratar papel A4 como se fosse só insumo
Muita papelaria abre resma para a impressora e esquece de lançar. O estoque da planilha fica alto, o real acaba no meio do dia. Dê baixa do consumo interno junto com o fechamento do caixa.
Comprar demais na volta às aulas
O desconto por volume no caderno e na mochila anima, mas o que sobrar em março fica parado até o ano seguinte. Use o giro do ano passado como base e negocie entregas parceladas com o fornecedor.
Ignorar os itens de centavos
Borracha, clipe, cola e lapiseira parecem pequenos, mas somados viram dinheiro e são os que mais somem. Cadastre todos e faça contagem de alguns itens por mês para achar diferença cedo.
Perguntas frequentes
Como controlar o papel A4 que eu vendo e também uso nas impressões?
Cadastre a resma uma vez só e registre as duas saídas: a venda no balcão e o consumo das cópias e impressões. Assim o estoque atual reflete a prateleira de verdade e você ainda enxerga quanto papel o serviço de impressão consome por mês.
Qual estoque mínimo usar na papelaria?
Calcule pelo consumo semanal vezes o prazo de entrega do fornecedor, mais uma folga. Para itens que giram todo dia, como papel e caneta, use folga maior. Para mochila e produto caro, mantenha o mínimo baixo para não prender dinheiro.
Devo cadastrar cada cor e modelo separadamente?
Sim, quando o cliente escolhe pelo modelo. Caderno de 10 matérias de capa dura e de capa flexível vendem diferente e têm custos diferentes. Já itens genéricos do mesmo preço, como clipe de um tamanho, podem entrar como um item só.
Com que frequência fazer a contagem física?
Uma contagem geral por ano, de preferência antes da temporada escolar, e contagens pequenas todo mês com 10 a 15 itens escolhidos. Se a contagem não bater com a planilha, procure lançamentos esquecidos, consumo interno não registrado ou perda.