Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Papelaria
A papelaria vive de extremos. Em janeiro e fevereiro a loja lota com listas de material escolar, o caixa fica cheio e parece que o ano está ganho. Em maio e junho o movimento cai para impressão, cópia e encadernação, e aí chega o aluguel, o salário da atendente e o pedido do distribuidor que você fechou na empolgação. Quem não anota nada confunde caixa cheio com lucro.
Esta planilha organiza o dinheiro da sua papelaria por mês. Você lança as despesas e as entradas que não são venda, marca cada gasto como fixo ou variável, e o resumo mensal calcula entradas, saídas, saldo e margem. O gráfico de barras compara entradas e saídas mês a mês, então você vê na hora quando o pico da volta às aulas acabou e o caixa apertou.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para papelaria
Um mês de exemplo da sua papelaria: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Material escolar e de escritório | Entrada | R$ 14.000,00 |
| Impressões, cópias e encadernação | Entrada | R$ 4.500,00 |
| Compra de mercadorias | Saída | − R$ 7.800,00 |
| Papel e toner para impressões | Saída | − R$ 900,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 2.500,00 |
| Atendente (salário e encargos) | Saída | − R$ 2.700,00 |
| Energia e internet | Saída | − R$ 500,00 |
| Taxas das maquininhas | Saída | − R$ 450,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 1.000,00 |
| Total de entradas | R$ 18.500,00 | |
| Total de saídas | − R$ 15.850,00 | |
| Saldo do mês | 14,3% do faturamento | R$ 2.650,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua papelaria
Compra de mercadorias para revenda
É a maior saída do exemplo: R$ 7.800,00 em cadernos, canetas, resmas e mochilas. Lance cada pedido no dia em que sai do caixa, com o nome do fornecedor na descrição, para saber quanto você realmente comprou no mês.
Insumos das impressões
Papel A4 e toner aparecem no exemplo com R$ 900,00. Esse gasto sobe junto com o movimento de impressão colorida e encadernação, então trate como despesa variável e acompanhe se ele cresce mais rápido que o serviço.
Despesas fixas do mês
Aluguel de R$ 2.500,00, atendente de R$ 2.700,00 e energia com internet de R$ 500,00 existem mesmo em junho, quando ninguém compra lista escolar. Marcar como fixa mostra quanto a loja precisa vender só para abrir a porta.
Taxas de maquininha e imposto
No exemplo são R$ 450,00 de taxas e R$ 1.000,00 de imposto do seu regime. São valores que saem depois da venda e passam fácil despercebidos. Lançados, eles deixam de virar surpresa no fim do mês.
Retiradas do dono
Se você tira dinheiro do caixa para gastos pessoais, isso é saída. Defina um valor fixo por mês e lance como qualquer outra despesa. Sem isso, o saldo da planilha nunca vai bater com o dinheiro real.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Separe o caixa da loja do seu bolso
Antes de começar, use uma conta só para a papelaria e pare de pagar conta pessoal com o dinheiro da gaveta. Sem essa separação, qualquer fluxo de caixa mostra um saldo que não existe.
- 2
Ajuste as categorias
As categorias já vêm prontas e podem ser editadas. Deixe nomes que você usa no dia a dia, como compra de mercadorias, papel e toner, aluguel, atendente, taxas de maquininha e imposto. Menos categorias, mais chance de você manter o hábito.
- 3
Lance as saídas todo dia
No fechamento, registre data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor de cada gasto, e marque se é fixa ou variável. As vendas você não digita aqui: elas chegam sozinhas da aba de vendas.
- 4
Registre as outras entradas
Entrou dinheiro que não é venda no balcão? Empréstimo, aporte seu, devolução de fornecedor ou serviço cobrado à parte. Lance como entrada com descrição clara, senão o saldo do mês fica maior do que a realidade.
- 5
Leia o resumo no fim do mês
Compare entradas, saídas, saldo e margem com o mês anterior no gráfico. No exemplo, R$ 18.500,00 de entradas e R$ 15.850,00 de saídas deixaram R$ 2.650,00, ou 14,3%. Veja qual categoria puxou o resultado.
Erros comuns de fluxo de caixa em papelaria
Gastar o caixa da volta às aulas em janeiro
Fevereiro entra forte e você fecha pedido grande, troca a vitrine e compra à vista. Em abril o movimento cai e faltam aluguel e salário. Olhe o gráfico dos meses fracos do ano passado antes de decidir.
Confundir venda com dinheiro no caixa
Cartão em três vezes aparece na venda hoje, mas o dinheiro entra aos poucos e ainda desconta taxa. Lance as saídas pela data em que saem de verdade e acompanhe o saldo, não só o faturamento.
Não lançar as compras pequenas
Toner comprado às pressas, saco plástico, cola, troco de balcão. Sozinhas parecem nada, juntas comem a margem. Guarde os comprovantes em um envelope na gaveta e lance tudo no fim do dia.
Perguntas frequentes
Como controlar o fluxo de caixa de uma papelaria mês a mês?
Lance as despesas no dia em que o dinheiro sai, marque cada uma como fixa ou variável e deixe as vendas vindo da aba de vendas. No fim do mês, leia entradas, saídas, saldo e margem no resumo e compare com os meses anteriores no gráfico.
Quanto a papelaria precisa vender para pagar as contas?
Some as despesas fixas do mês. No exemplo, aluguel de R$ 2.500,00, atendente de R$ 2.700,00 e energia com internet de R$ 500,00 dão R$ 5.700,00. Você precisa de margem suficiente sobre as vendas para cobrir esse valor, mais mercadoria, taxas e imposto.
Como me preparar para os meses fracos depois da volta às aulas?
Use o resumo dos meses anteriores para estimar quanto o caixa cai entre março e junho. Guarde parte do saldo do pico em uma reserva, negocie prazo maior com o distribuidor e reforce serviços que giram todo mês, como impressão e encadernação.
Devo lançar as impressões e cópias junto com a venda de material?
Separe. Material escolar e de escritório rendeu R$ 14.000,00 no exemplo e impressões, cópias e encadernação R$ 4.500,00. Com as duas linhas separadas você vê qual delas sustenta o caixa nos meses sem lista escolar e onde vale investir.