Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Distribuidora de Bebidas
Na distribuidora, o estoque muda de hora em hora. Sai um fardo de cerveja no balcão, três refrigerantes pelo WhatsApp, cinco sacos de gelo para um churrasco de fim de semana. Na sexta à noite ninguém tem tempo de anotar nada. Segunda de manhã você olha o depósito e não sabe se aquele lote de energético chegou, se já vendeu ou se está atrás da pilha de água.
Esta planilha de controle de estoque coloca cada item na mesma tela: fardo de cerveja lata, refrigerante 2 L, água, energético, gelo e destilados. Você lança as compras do distribuidor, as saídas e vê o estoque atual de cada um. Quando a quantidade chega no mínimo que você definiu, aparece REPOR. E o valor parado em mercadoria fica atualizado.
Exemplo de planilha de controle de estoque para distribuidora de bebidas
Produtos e insumos de exemplo da sua distribuidora de bebidas, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cerveja lata 350 ml (fardo com 12)unidade: fardo | Produto | 40 | 30 | R$ 32,00 | R$ 1.280,00 | OK |
| Refrigerante 2 Lunidade: un | Produto | 60 | 48 | R$ 7,10 | R$ 426,00 | OK |
| Água mineral 500 ml (fardo com 12)unidade: fardo | Produto | 20 | 25 | R$ 9,50 | R$ 190,00 | Repor |
| Energético 250 mlunidade: lata | Produto | 36 | 24 | R$ 5,20 | R$ 187,20 | OK |
| Gelo em cubos 5 kgunidade: saco | Produto | 15 | 20 | R$ 6,00 | R$ 90,00 | Repor |
| Vodka 1 Lunidade: garrafa | Produto | 10 | 6 | R$ 38,00 | R$ 380,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 2.553,20 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua distribuidora de bebidas
Cada bebida na unidade em que você compra
Cerveja lata 350 ml controlada por fardo de 12, refrigerante 2 L por unidade, energético por lata. Misturar fardo e unidade no mesmo item é o que mais bagunça a contagem do depósito.
Gelo, o item que mais falta
Gelo em cubos de 5 kg vende em picos: calor, sexta, sábado e véspera de feriado. No exemplo ele aparece com 15 sacos e mínimo 20, ou seja, marcado como REPOR. Mínimo baixo no gelo custa venda perdida.
Dinheiro parado nas pilhas
A planilha soma custo vezes quantidade e mostra o total em estoque, R$ 2.553,20 no exemplo ilustrativo. Esse é o dinheiro que está no depósito e não no caixa, útil antes de fechar um pedido grande.
Destilados e itens de giro lento
Vodka 1 L tem custo alto por garrafa, R$ 38,00 no exemplo, e sai bem menos que cerveja. Mantenha o mínimo enxuto, como os 6 do exemplo, para não prender caixa em prateleira parada.
Validade e lotes de cerveja
Cerveja e energético têm data de fabricação e o cliente confere. Anote o lote na observação da movimentação e venda primeiro o que chegou antes, principalmente depois de compras grandes.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte o depósito inteiro uma vez
Escolha uma segunda-feira de manhã, antes de abrir. Conte fardos, unidades, sacos de gelo e garrafas e lance no cadastro com a unidade certa, o custo da última nota e o estoque inicial.
- 2
Defina o estoque mínimo de cada item
Use a venda de uma semana cheia como base e some uma folga. Se você vende 30 fardos de cerveja por semana e o fornecedor entrega semanalmente, um mínimo perto de 30 fardos protege o fim de semana.
- 3
Lance as compras assim que o caminhão chega
Confira a nota item por item e registre na aba de movimentações como entrada, com data e observação. Divergência de fardo você discute no ato, não uma semana depois.
- 4
Registre as saídas que não são venda
Fardo amassado, garrafa quebrada na entrega, bebida consumida na loja ou brinde para cliente antigo. Lance como saída com o motivo na observação, senão a planilha mostra um estoque que não existe.
- 5
Olhe a coluna REPOR antes de pedir
No exemplo, água mineral com 20 fardos para um mínimo de 25 e gelo com 15 sacos já aparecem marcados. Essa lista pronta é o seu pedido ao fornecedor, sem depender de memória.
Erros comuns de controle de estoque em distribuidora de bebidas
Comprar caminhão cheio por causa do desconto
O desconto no fardo parece ótimo, mas se a cerveja demora dois meses para sair, o caixa fica preso e a data de fabricação envelhece. Compare o desconto com quantos fardos você realmente vende por semana.
Deixar o delivery fora da conta
O que sai pela moto some do depósito igual ao que sai no balcão. Se as saídas do WhatsApp não são baixadas, o estoque na planilha fica sempre maior que o real e você deixa de repor na hora certa.
Tratar gelo como item secundário
Gelo tem custo baixo por saco e some no calor. Se o freezer esvazia no sábado, o cliente compra tudo no concorrente, inclusive a cerveja. Revise o mínimo do gelo a cada mudança de estação.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque mínimo de cerveja na distribuidora?
Pegue a média de fardos vendidos por semana e multiplique pelo tempo que o fornecedor leva para entregar. Some uma folga para fim de semana e feriado. Se você vende 30 fardos por semana e recebe toda semana, começar com 30 a 35 fardos de mínimo é razoável. Depois ajuste pelo que acontecer na prática.
Quantas vezes por semana devo atualizar o estoque?
Lance as entradas no momento em que a mercadoria chega, conferindo com a nota. As saídas podem ser lançadas uma vez por dia, no fechamento do caixa. Em semanas de pico, como feriado longo, vale conferir gelo e cerveja na metade do dia também.
Como controlar o estoque de gelo, que derrete e varia tanto?
Controle por saco e conte o freezer no fim do dia. Perda por derretimento ou saco rompido deve ser lançada como saída com a observação do motivo. Assim você enxerga quanto de gelo se perde por mês e decide se compensa mudar de fornecedor ou de embalagem.
Como saber quanto dinheiro está parado em bebidas no depósito?
Multiplique a quantidade de cada item pelo custo de compra e some tudo. A planilha faz essa conta sozinha e mostra o total, como os R$ 2.553,20 do exemplo ilustrativo. Olhe esse número antes de fechar pedido grande: ele mostra quanto do seu caixa já está deitado no depósito.