Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Farmácia
Uma farmácia vive um paradoxo: a prateleira está cheia, mas falta justamente o analgésico que o cliente pediu com a receita na mão. São centenas de apresentações diferentes, genérico e referência, caixas de 10 e de 20 comprimidos, mais perfumaria, fraldas e vitaminas. Guardar tudo de cabeça não funciona, e quando o controle falha o cliente atravessa a rua e compra na concorrente.
Esta planilha de controle de estoque organiza medicamentos, itens de perfumaria e higiene e insumos do balcão em uma lista só. Você cadastra custo, estoque atual e estoque mínimo de cada item, lança compras e saídas, e vê na hora o que precisa repor. Ela também soma quanto dinheiro da sua farmácia está parado em mercadoria na prateleira.
Exemplo de planilha de controle de estoque para farmácia
Produtos e insumos de exemplo da sua farmácia, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Analgésico genérico (caixa)unidade: caixa | Produto | 60 | 80 | R$ 4,50 | R$ 270,00 | Repor |
| Protetor solar FPS 50unidade: un | Produto | 15 | 12 | R$ 32,00 | R$ 480,00 | OK |
| Fralda geriátrica (pacote)unidade: pacote | Produto | 20 | 15 | R$ 38,00 | R$ 760,00 | OK |
| Shampoo 400 mlunidade: un | Produto | 30 | 24 | R$ 14,00 | R$ 420,00 | OK |
| Vitamina C (frasco)unidade: frasco | Produto | 18 | 20 | R$ 12,00 | R$ 216,00 | Repor |
| Total parado em estoque | R$ 2.146,00 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua farmácia
Medicamentos por apresentação
Cadastre cada apresentação como um item: o analgésico genérico de 10 comprimidos não é o mesmo item da caixa de 20. Juntar tudo em uma linha só faz a contagem bater errado e atrapalha o pedido ao distribuidor.
Validade das caixas
Medicamento vencido vira prejuízo direto. Anote a validade na observação da movimentação quando a mercadoria chegar e organize a prateleira para vender primeiro o que vence antes.
Perfumaria e higiene
Shampoo, sabonete e protetor solar giram diferente dos remédios e dependem de vitrine. No exemplo, o shampoo 400 ml aparece com 30 unidades para um mínimo de 24, ou seja, dentro do planejado.
Itens de uso contínuo
Fralda geriátrica, tiras de glicemia e remédios de pressão têm cliente fiel que volta todo mês. Faltar um desses custa caro: o cliente leva a receita inteira para outra farmácia.
Dinheiro parado na prateleira
Cada caixa comprada é dinheiro que saiu do caixa. No exemplo, o total parado em estoque soma R$ 2.146,00, valor ilustrativo, mas que mostra bem o tamanho do capital que fica dormindo na loja.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Faça o inventário inicial
Conte gôndola por gôndola e também o que está no estoque interno. Lance cada item na aba de cadastro com unidade, custo de compra, preço de venda e a quantidade encontrada como estoque inicial.
- 2
Defina o estoque mínimo item a item
Use uma conta simples: quanto você vende por semana multiplicado pelas semanas que o distribuidor leva para entregar, mais uma folga. Para genéricos de alto giro, o mínimo fica bem maior que o de perfumaria.
- 3
Lance compras e saídas
Toda nota do distribuidor entra como entrada, conferida caixa a caixa. Saídas que não são venda, como um item avariado ou vencido, você registra na aba de movimentações com a observação do motivo.
- 4
Use a coluna REPOR como lista de compras
Antes de falar com o representante, filtre os itens marcados como REPOR. No exemplo, aparecem o analgésico genérico (60 caixas para um mínimo de 80) e a vitamina C (18 frascos para um mínimo de 20).
- 5
Confira uma parte do estoque toda semana
Escolha uma gôndola por semana e compare a contagem com a planilha. Em um mês você revisou a loja inteira sem fechar as portas e descobre cedo onde os lançamentos estão escapando.
Erros comuns de controle de estoque em farmácia
Comprar lote grande só pelo desconto
O distribuidor oferece bonificação na caixa fechada e você leva seis meses de giro. O dinheiro fica preso e a validade corre. Compare a oferta com quantas unidades você realmente vende por mês antes de fechar.
Deixar o genérico de alto giro furar
No exemplo, o analgésico genérico está em 60 caixas com mínimo de 80. É o tipo de item que o cliente não espera: se faltar, ele compra em outro lugar e leva o resto da receita junto.
Não dar baixa em perdas e trocas
Caixa amassada, frasco quebrado ou produto vencido que vai para descarte precisa sair da planilha. Sem esse lançamento, o estoque no papel fica maior que o real e o pedido ao fornecedor sai errado.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque mínimo de medicamentos na farmácia?
Veja quantas caixas você vende por semana e multiplique pelo tempo de entrega do distribuidor, somando uma folga. Se um genérico sai 20 caixas por semana e a entrega leva duas semanas, um mínimo perto de 50 caixas evita falta sem prender dinheiro demais.
Como evitar perder medicamento por validade?
Registre a validade na observação quando lançar a entrada e organize a prateleira com o que vence antes na frente. Revise mensalmente os itens de giro lento e negocie troca com o distribuidor enquanto ainda há prazo.
Com que frequência devo contar o estoque da farmácia?
Um inventário completo por ano já ajuda, mas o que mantém o controle de pé é a contagem parcial. Escolha uma gôndola por semana, confira com a planilha e corrija as diferenças na hora, antes que elas se acumulem.
Vale a pena controlar perfumaria junto com os medicamentos?
Vale. Protetor solar, shampoo e fraldas também são dinheiro parado e têm giro próprio. Cadastrar tudo na mesma planilha mostra quanto cada grupo representa do seu estoque e evita comprar perfumaria por impulso só porque o representante passou.