Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Bar
Sexta à noite, casa cheia, e a cerveja mais pedida acaba às 22h. O cliente troca de marca, reclama ou vai embora. Na segunda, você descobre que sobraram três caixas de um refrigerante que quase ninguém pede e que a cachaça da caipirinha acabou no meio do atendimento. Bar vive disso: o que gira rápido some, e o que gira devagar prende dinheiro na prateleira.
Esta planilha mostra, em uma tela só, quanto tem de cada item, o que já chegou no estoque mínimo e quanto dinheiro está parado em bebida e insumo. Você cadastra cerveja, refrigerante, cachaça e batata congelada com custo e quantidade, lança as compras e o uso da cozinha, e a planilha marca REPOR nos itens que precisam entrar na próxima compra.
Exemplo de planilha de controle de estoque para bar
Produtos e insumos de exemplo do seu bar, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cerveja 600 mlunidade: garrafa | Produto | 96 | 120 | R$ 6,80 | R$ 652,80 | Repor |
| Refrigerante lataunidade: un | Produto | 60 | 48 | R$ 3,00 | R$ 180,00 | OK |
| Cachaça 1 Lunidade: garrafa | Insumo | 4 | 6 | R$ 28,00 | R$ 112,00 | Repor |
| Batata congelada 2 kgunidade: pacote | Insumo | 10 | 8 | R$ 24,00 | R$ 240,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 1.184,80 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque do seu bar
Cerveja por marca e tamanho
Cada marca e cada tamanho é um item diferente. A 600 ml longneck e o litrão não se substituem na cabeça do cliente. No exemplo, a cerveja 600 ml aparece com 96 garrafas e mínimo de 120: já está marcada como REPOR.
Destilados usados em drinks
Cachaça, vodca e licores saem em dose, não em garrafa. Controle a garrafa fechada no estoque e some quantas abriu na semana. No exemplo, restam 4 garrafas de cachaça 1 L para um mínimo de 6.
Insumos da cozinha
Batata congelada, calabresa, cebola e óleo não são vendidos direto, mas viram porção. Sem registrar esse consumo, você só descobre que acabou quando o cliente já pediu a batata frita.
Dinheiro parado em bebida
Estoque de bar é caixa congelado. No exemplo, o total parado é R$ 1.184,80, valor ilustrativo. Olhar esse número antes de fechar pedido grande ajuda a não deixar o dinheiro todo na geladeira.
Itens de pouca saída
Aquele destilado que só um cliente pede e o refrigerante de sabor incomum ocupam espaço e vencem. Se o giro é baixo, baixe o mínimo e compre a unidade avulsa, não a caixa fechada.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte tudo antes de abrir
Escolha um dia de movimento fraco, conte geladeira, depósito, freezer e prateleira do balcão. Lance cada item na aba de cadastro com unidade, custo de compra e estoque inicial. Garrafa cheia conta; garrafa aberta no balcão também.
- 2
Defina o mínimo pelo seu pico
Pense no fim de semana, não na terça. Se o bar vende 60 garrafas de cerveja por noite de sexta e sábado e o distribuidor entrega uma vez por semana, o mínimo precisa cobrir esse pico com folga, como os 120 do exemplo.
- 3
Lance compras e consumo da cozinha
Toda entrega do distribuidor entra na aba de movimentações no dia em que chega, conferida com a nota. O que a cozinha tira do freezer entra como saída. Se as vendas são registradas no kit, o estoque já baixa sozinho.
- 4
Monte a lista de compras pelo REPOR
Antes de ligar para o distribuidor, filtre os itens marcados como REPOR. No exemplo são dois: cerveja 600 ml e cachaça 1 L. Assim você negocia sabendo a quantidade exata e evita pedido feito de memória.
- 5
Confira por amostragem toda semana
Na segunda, escolha oito itens e compare a prateleira com a planilha. Diferença grande em destilado ou cerveja costuma ser dose mal medida, consumo da equipe ou venda lançada errado.
Erros comuns de controle de estoque em bar
Comprar caixa a mais pela promoção
O distribuidor dá desconto no volume, mas se aquela cerveja leva um mês para sair, você trocou caixa por dinheiro parado e corre risco de vencimento. Compare o desconto com quantas garrafas você vende por semana de verdade.
Não medir a dose do drink
Caipirinha feita no olho faz a garrafa de cachaça durar menos do que a conta prevê. Padronize a dose com dosador e combine isso com a equipe, senão o estoque nunca vai bater com o registro.
Esquecer o consumo da casa
Cerveja do fornecedor, refrigerante da equipe, porção cortesia para cliente antigo. Tudo isso sai do estoque. Lance como saída com observação, assim você enxerga quanto a casa consome por mês.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque mínimo de cerveja no bar?
Use a venda do seu dia mais forte, não a média. Multiplique a venda semanal pelo tempo que o distribuidor leva para entregar e some uma folga para imprevisto. Se você vende 100 garrafas por semana e a entrega demora cinco dias, um mínimo em torno de 120 garrafas segura o fim de semana.
Preciso controlar os ingredientes das porções no estoque?
Sim. Batata congelada, calabresa e óleo são custo e acabam sem aviso. Cadastre como insumo e dê baixa do que a cozinha usa. Assim você sabe quando repor e consegue calcular quanto custa cada porção que sai.
Como controlar a perda de bebida no bar?
Padronize a dose dos drinks, registre o que quebra e o que vai de cortesia, e faça contagem semanal dos itens de maior valor. Quando a contagem não bate seguido no mesmo item, o problema costuma estar na dose, no lançamento da venda ou no consumo interno.
De quanto em quanto tempo devo contar o estoque do bar?
Faça uma contagem completa uma vez por mês e uma por amostragem toda semana, de preferência na segunda, depois do movimento forte. Entradas devem ser lançadas no dia da entrega e as saídas no fechamento do caixa, para a planilha não atrasar.