Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Gráfica
Gráfica trabalha com prazo de um lado e pagamento do outro. Você compra o rolo de lona e a caixa de papel couché à vista, entrega 2.500 panfletos na sexta e recebe do cliente só no mês seguinte. Some a isso o acabamento feito fora, a manutenção da impressora e a taxa da maquininha, e o caixa fica cheio num dia e vazio no outro, mesmo com a produção rodando.
Esta planilha coloca tudo no mesmo lugar: as vendas de impressos, banners e artes chegam da aba de vendas, e você lança as saídas de papel, tinta, terceirizados, aluguel e folha. No fim do mês aparece quanto entrou, quanto saiu, qual o saldo e quanto pesam as despesas fixas da sua gráfica. No exemplo, entraram R$ 20.000,00, saíram R$ 17.100,00 e sobraram R$ 2.900,00.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para gráfica
Um mês de exemplo da sua gráfica: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Impressos (cartões, panfletos e adesivos) | Entrada | R$ 14.000,00 |
| Banners e lonas | Entrada | R$ 6.000,00 |
| Papel, lonas e vinil | Saída | − R$ 4.300,00 |
| Tinta e toner | Saída | − R$ 1.500,00 |
| Serviços terceirizados (offset e acabamento) | Saída | − R$ 2.200,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 2.400,00 |
| Designer e atendente | Saída | − R$ 3.800,00 |
| Energia | Saída | − R$ 800,00 |
| Manutenção das máquinas | Saída | − R$ 400,00 |
| Taxas das maquininhas | Saída | − R$ 500,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 1.200,00 |
| Total de entradas | R$ 20.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 17.100,00 | |
| Saldo do mês | 14,5% do faturamento | R$ 2.900,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua gráfica
Entradas separadas por tipo de serviço
No exemplo, impressos como cartões, panfletos e adesivos somam R$ 14.000,00 e banners e lonas, R$ 6.000,00. Ver isso separado mostra qual linha sustenta a sua gráfica e qual só ocupa máquina.
Compra de papel, lona e vinil
É a maior saída do exemplo: R$ 4.300,00. Material comprado em rolo e resma vira dinheiro parado na prateleira. Lance a data real do pagamento ao fornecedor, não a da entrega do pedido.
Serviços feitos fora
Offset de tiragem grande, laminação, corte especial. No exemplo são R$ 2.200,00 por mês. Como você paga o parceiro antes de receber do cliente, esse gasto costuma apertar o caixa no meio do mês.
Despesas fixas da estrutura
Aluguel de R$ 2.400,00, designer e atendente de R$ 3.800,00, energia de R$ 800,00. Elas chegam mesmo no mês fraco, sem eleição e sem festa junina. A planilha marca cada uma como fixa e soma o total.
Taxas de maquininha e imposto
No exemplo, R$ 500,00 de taxas e R$ 1.200,00 de imposto do seu regime. Parecem detalhe, mas juntos passam de metade do saldo do mês. Lance sempre, com a data em que o dinheiro sai de fato.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Defina suas categorias de saída
Ajuste a lista pronta ao vocabulário da sua gráfica: papel e mídias, tinta e toner, terceirizados, manutenção, folha, aluguel. Quanto menos categorias genéricas como diversos, mais claro fica o resumo no fim do mês.
- 2
Lance as saídas todo dia
Reserve cinco minutos no fim do expediente para registrar o que foi pago: boleto do papel, cilindro de tinta, acabamento do parceiro. Preencha data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor enquanto está fresco na memória.
- 3
Marque cada despesa como fixa ou variável
Aluguel, salário e energia são fixos. Papel, lona, vinil, toner e acabamento variam com a tiragem. Essa marcação mostra quanto a sua gráfica precisa faturar só para abrir a porta.
- 4
Confira o resumo mensal
Veja entradas, saídas, saldo e margem. No exemplo, os R$ 2.900,00 de saldo equivalem a 14,5% do faturamento. Compare com o mês anterior no gráfico de barras e procure o motivo das diferenças.
- 5
Compare o saldo com o extrato
No fim do mês, veja se o saldo da planilha bate com o banco mais o dinheiro em caixa. Diferença quase sempre é boleto pago e não lançado, ou pedido entregue sem registro de venda.
Erros comuns de fluxo de caixa em gráfica
Registrar a venda no dia da entrega
Você entrega 1.000 cartões na segunda e recebe em trinta dias. Se tratar como dinheiro em caixa, acha que tem folga e compra papel demais. Trabalhe com a data em que o valor realmente cai.
Usar o caixa para pagar conta pessoal
Tirar dinheiro da gaveta para o mercado sem lançar some com o saldo e você nunca descobre onde foi parar. Defina uma retirada fixa mensal e registre como saída, com descrição clara.
Esquecer tinta, toner e manutenção
São gastos que aparecem de repente, como o cabeçote que entope ou o toner que acaba no meio de um job. No exemplo somam R$ 1.900,00 por mês. Lance sempre para enxergar o custo real da máquina.
Perguntas frequentes
Como controlar o fluxo de caixa de uma gráfica que vende a prazo?
Registre cada valor na data em que o dinheiro entra, não na data da entrega do trabalho. Um pedido de panfletos faturado para trinta dias só vira caixa no mês seguinte. Em paralelo, anote em uma lista quem ainda deve e quando prometeu pagar, para cobrar sem depender da memória.
Papel e lona são despesa fixa ou variável?
Variável. Eles sobem quando a tiragem aumenta e caem no mês parado. Fixos são aluguel, salários e energia, que chegam iguais mesmo sem pedido. No exemplo, papel, lonas e vinil somam R$ 4.300,00, bem acima dos R$ 2.400,00 de aluguel.
Meu caixa fecha positivo, por que nunca sobra dinheiro?
Costuma ser estoque e prazo. Você compra rolo de lona e resma de couché à vista para ter material pronto, e recebe dos clientes depois. O saldo do mês pode ser positivo enquanto o dinheiro está dentro do depósito. Compre material em lotes menores e mais frequentes até o caixa respirar.
Quanto devo deixar de reserva no caixa da gráfica?
Um bom alvo é o total das suas despesas fixas de um a três meses. No exemplo, aluguel, folha e energia somam cerca de R$ 7.000,00 por mês, então a reserva começaria nesse valor. Isso cobre os meses fracos e uma manutenção inesperada da impressora.