Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Gráfica
Gráfica vive de prazo. O cliente fecha 2.500 panfletos A5 na segunda e quer retirar na quarta. Aí você abre o estoque e descobre que o papel couché acabou, ou que o rolo de lona está na última ponta, bom só para um banner pequeno. Comprar correndo custa mais caro, e às vezes significa terceirizar o serviço só para não perder o pedido.
Esta planilha mostra o que tem na prateleira de insumo, o que já chegou no mínimo e quanto dinheiro está parado em papel, lona, vinil e toner. Você cadastra cada item com custo, unidade e estoque mínimo, lança as compras e o consumo da produção, e a planilha marca REPOR sozinha, antes de a máquina parar.
Exemplo de planilha de controle de estoque para gráfica
Produtos e insumos de exemplo da sua gráfica, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Papel couché 300 g (125 folhas)unidade: pacote | Insumo | 4 | 6 | R$ 85,00 | R$ 340,00 | Repor |
| Lona 440 g (rolo 50 m)unidade: rolo | Insumo | 1 | 1 | R$ 520,00 | R$ 520,00 | Repor |
| Vinil adesivo branco (rolo 50 m)unidade: rolo | Insumo | 2 | 1 | R$ 380,00 | R$ 760,00 | OK |
| Total parado em estoque | R$ 1.620,00 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua gráfica
Papel por tipo e gramatura
Couché 300 g não substitui couché 150 g. Cadastre cada gramatura e formato como item separado, com a unidade que você compra de verdade, pacote de 125 folhas ou resma, para a contagem bater com a prateleira.
Rolos de lona e vinil
Rolo não some, encolhe. Como o consumo é em metros, vale lançar a baixa do rolo quando ele acaba e anotar na observação o quanto sobrou de ponta, para não contar meia sobra como rolo inteiro.
Tinta e toner
Tinta de plotter e toner são insumos caros que ninguém vê acabando até a impressão sair falhada. Cadastre cada cor como item próprio: o preto acaba muito antes dos outros e precisa de mínimo maior.
Dinheiro parado em insumo
No exemplo, R$ 1.620,00 estão parados em papel, lona e vinil. É dinheiro que já saiu do caixa e só volta quando o pedido é entregue. Acompanhar esse total ajuda a decidir o tamanho da próxima compra.
Material de acabamento e sobras
Ilhós, bastão de banner, laminação e tubetes somem rápido e travam a entrega. Controle junto com os insumos principais, mesmo com valor unitário baixo, porque faltar um ilhós atrasa o banner pronto.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte o que existe hoje
Pare meia hora num dia fraco e conte papel, rolos, tintas e acabamento. Lance cada item no cadastro com unidade, custo de compra e estoque inicial. Use o custo da última nota, não o preço de tabela antigo.
- 2
Defina o estoque mínimo por item
Pense no consumo médio da semana e no prazo do fornecedor. Se você gasta dois pacotes de couché 300 g por semana e a entrega leva uma semana, um mínimo de 4 a 6 pacotes evita parar a produção.
- 3
Lance compras e consumo
Toda nota de papel, lona ou tinta entra como entrada na aba de movimentações. Quando um pacote ou rolo é aberto na produção, lance como saída, com o pedido na observação para saber onde foi parar.
- 4
Olhe a lista REPOR antes de pedir
No exemplo, papel couché 300 g aparece com 4 pacotes para um mínimo de 6, e a lona 440 g está no limite com 1 rolo. Esses dois formam o pedido do fornecedor, sem compra por palpite.
- 5
Confira a prateleira uma vez por mês
Escolha os itens mais caros, como lona e vinil, e compare a contagem física com a planilha. Diferença repetida quase sempre é baixa esquecida na correria de um prazo apertado.
Erros comuns de controle de estoque em gráfica
Comprar papel só porque o preço subiu
Estocar dez pacotes de um couché que você usa pouco prende caixa e o papel ainda amassa ou amarela na prateleira. Compare o desconto com o seu consumo mensal real antes de fechar o pedido.
Não dar baixa no insumo usado em teste
Folha de teste de cor, recorte perdido e banner refeito consomem material e não viram venda. Lance como saída com a observação perda ou teste, senão a planilha mostra estoque que não existe.
Tratar rolo pela metade como rolo cheio
No exemplo, há 1 rolo de lona em estoque. Se na verdade são 12 metros de ponta, você aceita um pedido grande e descobre o problema na hora de imprimir. Anote a sobra na observação.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque mínimo de papel na gráfica?
Veja quantos pacotes você consome por semana de cada gramatura e multiplique pelo prazo de entrega do fornecedor, em semanas. Depois some uma folga para pedidos grandes de última hora. Papel de uso diário, como couché 300 g para cartões, merece folga maior que papel especial.
Preciso controlar a tinta e o toner no estoque?
Sim. Tinta e toner não são vendidos, mas são custo direto de cada impressão. Cadastre cada cor como item separado, com o mínimo de uma unidade reserva. Assim você compra antes de acabar e não paga frete expresso no meio de um prazo.
Como controlar rolo de lona e vinil que é vendido por metro?
Cadastre pela unidade de compra, o rolo, e anote na observação da movimentação quanto sobrou quando o rolo está perto do fim. Se a sua produção for grande, vale cadastrar em metros e dar baixa pela metragem usada em cada banner ou adesivo.
Com que frequência devo atualizar o estoque da gráfica?
Lance as entradas assim que a mercadoria chega, conferindo com a nota, e as saídas no fim do expediente, junto com o fechamento dos pedidos do dia. Uma vez por mês, faça a contagem física dos itens mais caros para corrigir diferenças.