Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Cafeteria
A cafeteria vende muito em valores pequenos: um espresso aqui, um pão de queijo ali, dezenas de vezes por dia. No fim da tarde, a gaveta parece cheia, mas aí chega o boleto do fornecedor de bolos, a conta de energia da máquina ligada o dia inteiro e as taxas das maquininhas. O movimento foi bom e mesmo assim o dinheiro some antes do dia 30.
Esta planilha de fluxo de caixa organiza isso dia a dia. Você lança cada saída com data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor, e marca se é despesa fixa ou variável. As vendas chegam da aba de vendas. No resumo mensal aparecem entradas, saídas, saldo e margem, com um gráfico de barras comparando o que entrou e o que saiu em cada mês.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para cafeteria
Um mês de exemplo da sua cafeteria: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Cafés e bebidas | Entrada | R$ 15.000,00 |
| Bolos, salgados e doces | Entrada | R$ 8.000,00 |
| Café em grãos e leite | Saída | − R$ 2.800,00 |
| Bolos e salgados (fornecedores) | Saída | − R$ 3.400,00 |
| Copos, tampas e embalagens | Saída | − R$ 800,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 3.800,00 |
| Barista e atendente | Saída | − R$ 4.600,00 |
| Energia e água | Saída | − R$ 1.100,00 |
| Manutenção da máquina de espresso | Saída | − R$ 300,00 |
| Taxas das maquininhas | Saída | − R$ 600,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 1.400,00 |
| Total de entradas | R$ 23.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 18.800,00 | |
| Saldo do mês | 18,3% do faturamento | R$ 4.200,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua cafeteria
Entradas separadas por tipo de venda
No exemplo, cafés e bebidas somam R$ 15.000 e bolos, salgados e doces R$ 8.000, valores ilustrativos. Ver essa divisão mostra se a cafeteria depende só do café ou se a vitrine de doces está puxando o movimento.
Insumos que variam com o movimento
Café em grãos, leite, copos e tampas sobem quando você vende mais. Marque essas saídas como variáveis para enxergar quanto de cada real vendido volta direto para a reposição do balcão.
Despesas fixas que correm todo mês
Aluguel, salário do barista e atendente, energia e água acontecem mesmo em semana fraca. No exemplo, aluguel de R$ 3.800 e equipe de R$ 4.600 já comprometem boa parte do caixa antes de abrir a porta.
Taxas de maquininha e imposto
Como quase tudo é cartão e Pix, a taxa da maquininha morde cada venda. Lance esse valor e o imposto do seu regime como saída, senão o caixa parece melhor do que é.
Manutenção da máquina de espresso
Limpeza, troca de peças e regulagem são gastos que aparecem de vez em quando, como os R$ 300 do exemplo. Registrar todo mês evita que uma parada da máquina vire susto no caixa.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Defina suas categorias
As categorias já vêm prontas e você pode editar. Deixe nomes que você usa no dia a dia: café em grãos e leite, bolos e salgados de fornecedores, embalagens, equipe, energia e água, taxas.
- 2
Lance as saídas todo dia no fechamento
Antes de apagar a luz, registre o que saiu: a entrega do leite, o pagamento do fornecedor de pão de queijo, a compra de copos. Dez minutos por dia evitam uma pilha de notas no fim do mês.
- 3
Marque cada despesa como fixa ou variável
Aluguel e salários são fixos. Grãos, leite e embalagens variam com o movimento. Essa marcação é o que permite ver, no resumo, quanto a cafeteria precisa faturar só para cobrir o fixo.
- 4
Leia o resumo mensal
No exemplo, entraram R$ 23.000, saíram R$ 18.800 e sobraram R$ 4.200, ou 18,3% do faturamento. Compare sua margem mês a mês: se cair com o mesmo movimento, algum custo subiu sem você notar.
- 5
Compare os meses no gráfico
O gráfico de barras mostra entradas e saídas lado a lado. Assim você identifica os meses de movimento fraco, como férias escolares ou calor forte, e se prepara com caixa antes que eles cheguem.
Erros comuns de fluxo de caixa em cafeteria
Tratar o caixa da gaveta como lucro
O dinheiro do dia ainda vai pagar grãos, leite, aluguel e equipe. Lance tudo na planilha e olhe o saldo do mês antes de tirar qualquer valor para uso pessoal.
Esquecer as compras pequenas do dia
Guardanapo, açúcar, canudo, uma caixa de leite comprada às pressas no mercado da esquina. Cada nota é pequena, mas somadas pesam. Junte os comprovantes em um pote no balcão e lance no fechamento.
Ignorar a taxa da maquininha
Você vê R$ 23.000 em vendas, mas recebe menos e em prazos diferentes. Registre a taxa como saída e confira o extrato da maquininha para saber quanto realmente caiu na conta.
Perguntas frequentes
Como fazer o fluxo de caixa de uma cafeteria?
Registre todo dia o que entrou e o que saiu, com data, categoria e valor. As vendas de café e vitrine vêm da aba de vendas; as compras de grãos, leite, embalagens e as contas fixas você lança na aba de lançamentos. No fim do mês, o resumo mostra entradas, saídas e saldo.
Qual a diferença entre despesa fixa e variável na cafeteria?
Fixa é o que você paga mesmo em mês parado: aluguel, salário do barista, internet. Variável acompanha o movimento: café em grãos, leite, copos, bolos do fornecedor. Saber o valor do fixo mostra quanto a cafeteria precisa vender só para empatar.
Por que vendo bem e não sobra dinheiro no fim do mês?
Normalmente são três causas: insumos subindo sem reajuste no preço do cardápio, taxas e imposto não contabilizados, e retiradas pessoais fora de controle. O fluxo de caixa mostra onde o dinheiro foi, categoria por categoria, em vez de deixar você adivinhar.
Com que frequência devo atualizar o fluxo de caixa?
Todo dia, no fechamento do caixa. Em cafeteria o volume de lançamentos pequenos é grande e a memória não ajuda depois de uma semana. Se não der, reserve um horário fixo de duas vezes por semana, sempre o mesmo, para não acumular.