Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Estoque para Cafeteria
Acabar o café em grãos às dez da manhã de um sábado é o tipo de problema que custa caro na cafeteria. O mesmo vale para o leite, que some rápido no cappuccino, e para os copos de viagem, que parecem baratos até o dia em que você precisa comprar correndo no mercado da esquina, pagando bem mais caro pelo cento.
Esta planilha de controle de estoque organiza os insumos da sua cafeteria em um só lugar: grãos, leite, copos, tampas e o que você compra dos fornecedores de bolo e salgado. Ela mostra quanto tem de cada item, marca REPOR quando o estoque chega ao mínimo e soma quanto dinheiro está parado na despensa.
Exemplo de planilha de controle de estoque para cafeteria
Produtos e insumos de exemplo da sua cafeteria, cada um com seu estoque mínimo. A coluna de status avisa o que precisa ser reposto antes de faltar.
| Item | Tipo | Qtd. atual | Mínimo | Custo unit. | Valor em estoque | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Café em grãos 1 kgunidade: pacote | Insumo | 5 | 6 | R$ 75,00 | R$ 375,00 | Repor |
| Leite integral 1 Lunidade: caixa | Insumo | 48 | 36 | R$ 5,00 | R$ 240,00 | OK |
| Copo 180 ml com tampa (cento)unidade: cento | Insumo | 2 | 3 | R$ 32,00 | R$ 64,00 | Repor |
| Total parado em estoque | R$ 679,00 | 2 itens a repor |
O que acompanhar na planilha de controle de estoque da sua cafeteria
Café em grãos por blend e pacote
Cadastre cada blend como item separado, com a unidade em pacote de 1 kg. É o insumo que define o sabor da casa e o que mais dói quando falta no meio do turno da manhã.
Leite e bebidas vegetais
O leite integral sai em grande volume no cappuccino e no café gelado. Controle por caixa de 1 litro e acompanhe também as opções vegetais, que costumam ter giro menor e validade mais curta.
Copos, tampas e embalagens
Copo de 180 ml, tampa, sacola e guardanapo não aparecem no cardápio, mas saem em toda venda para viagem. Compre por cento e lance a entrada assim que a caixa chegar.
Bolos e salgados de fornecedor
Pão de queijo congelado e fatia de bolo vêm de terceiros e têm prazo curto na vitrine. Registre a entrada de cada remessa e dê baixa do que foi vendido ou descartado no fim do dia.
Dinheiro parado na despensa
A planilha soma o valor em estoque item a item. No exemplo, são R$ 679,00 parados, valor ilustrativo. Esse número ajuda a decidir se vale comprar caixa fechada ou pedir menos, mais vezes.
Como usar a planilha de controle de estoque em 5 passos
- 1
Conte tudo antes de abrir
Em um dia de movimento fraco, conte grãos, caixas de leite, centos de copo e o congelado. Lance cada item no cadastro com unidade e custo de compra, do jeito que você compra do fornecedor.
- 2
Defina o estoque mínimo de cada insumo
Use o consumo de uma semana vezes o prazo de entrega do fornecedor, mais uma folga. Se a cafeteria gasta 6 pacotes de café por semana e a entrega demora uma semana, o mínimo fica perto de 6 a 8.
- 3
Lance compras e uso nas movimentações
Nota do distribuidor de café entra como entrada. Leite usado nos testes do barista, bolo que estragou ou café moído para degustação entram como saída, com a observação do motivo.
- 4
Olhe os itens marcados como REPOR
No exemplo, café em grãos (5 pacotes para um mínimo de 6) e copo de 180 ml (2 centos para um mínimo de 3) aparecem como REPOR. Essa é a sua lista de compras da semana.
- 5
Confira a despensa toda semana
Escolha cinco itens e compare a contagem real com o estoque atual da planilha. Diferença constante no leite ou nos copos costuma indicar baixa esquecida, perda ou desperdício no balcão.
Erros comuns de controle de estoque em cafeteria
Controlar só o café e esquecer o resto
Copos, tampas e guardanapos somem sem aviso e param a venda para viagem. No exemplo, o copo de 180 ml já está abaixo do mínimo. Cadastre todo descartável e defina mínimo para cada um.
Comprar leite em excesso pela promoção
Caixa fechada com desconto parece ótimo, mas leite tem validade e ocupa geladeira. Compare o desconto com o consumo real da semana antes de dobrar o pedido.
Não dar baixa em cortesia e desperdício
Café refeito porque a extração saiu ruim, bolo que ficou velho na vitrine e cortesia para cliente também saem do estoque. Lance como saída com a observação, senão o número nunca bate.
Perguntas frequentes
Quanto de café em grãos uma cafeteria deve ter em estoque?
Depende do seu consumo semanal e do prazo do torrefador. Conte quantos pacotes de 1 kg saem por semana e multiplique pelo tempo de entrega, somando uma folga. Grão parado demais perde frescor, então prefira pedidos menores e mais frequentes.
Como controlar o leite na cafeteria sem perder validade?
Registre a entrada de cada remessa e use primeiro o que vence antes, deixando as caixas novas atrás na geladeira. Acompanhe o consumo de algumas semanas e ajuste o estoque mínimo para cobrir só o período entre uma compra e outra.
Preciso cadastrar copos e embalagens no estoque?
Sim. Eles não aparecem no cardápio, mas entram em quase toda venda para viagem e param o atendimento quando acabam. Cadastre por cento, com custo de compra, e defina um mínimo que cubra o prazo do fornecedor.
Como controlar bolos e salgados que vêm de fornecedor?
Lance cada remessa como entrada no dia em que chega e dê baixa do que foi vendido ou descartado no fechamento. Anotar o descarte mostra se você está pedindo mais fatia de bolo ou pão de queijo do que a vitrine consegue girar.