Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Professor Particular
Dar aula particular tem uma rotina financeira confusa: um aluno paga o pacote mensal adiantado, outro paga aula por aula no Pix, outro some em semana de prova e remarca. No fim do mês você recebeu dinheiro em dias diferentes, gastou com transporte, imprimiu lista de exercícios e não sabe dizer se sobrou algo ou se apenas passou dinheiro pela sua conta.
Esta planilha de fluxo de caixa organiza isso dia a dia. Você registra as despesas das suas aulas particulares por categoria, marca cada uma como fixa ou variável, e as vendas das aulas chegam da aba de vendas. O resumo mensal mostra entradas, saídas, saldo e margem, com um gráfico de barras comparando o que entrou e o que saiu em cada mês.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para professor particular
Um mês de exemplo das suas aulas particulares: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Aulas de reforço | Entrada | R$ 4.200,00 |
| Aulas preparatórias (vestibular e concursos) | Entrada | R$ 1.800,00 |
| Transporte | Saída | − R$ 400,00 |
| Material didático | Saída | − R$ 150,00 |
| Celular e internet | Saída | − R$ 120,00 |
| Plataforma de videoaula | Saída | − R$ 60,00 |
| Anúncios | Saída | − R$ 150,00 |
| Taxas (Pix e cartão) | Saída | − R$ 30,00 |
| DAS do MEI | Saída | − R$ 81,00 |
| Total de entradas | R$ 6.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 991,00 | |
| Saldo do mês | 83,5% do faturamento | R$ 5.009,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa das suas aulas particulares
Entradas por tipo de aula
Reforço, aulas online e preparatórias para vestibular e concursos rendem valores diferentes por hora. No exemplo, as aulas de reforço somam R$ 4.200 e as preparatórias R$ 1.800, números ilustrativos que mostram de onde vem a maior parte do caixa.
Pacotes mensais recebidos adiantado
Quando o aluno paga oito aulas de uma vez, o dinheiro entra num dia só, mas o trabalho se espalha por quatro semanas. Registre a entrada na data do recebimento e lembre que parte dela cobre aulas que você ainda vai dar.
Transporte e deslocamento
Aula na casa do aluno consome combustível, aplicativo ou passagem. No exemplo, transporte é a maior saída do mês, R$ 400. Vale comparar esse gasto com quanto rendem as aulas presenciais mais distantes.
Despesas fixas do mês
Celular e internet, plataforma de videoaula e o imposto do seu regime se repetem todo mês, mesmo em janeiro ou julho, quando há menos aulas. Marque-as como fixas para saber o mínimo que precisa faturar.
Material didático e anúncios
Impressão de listas, apostilas e simulados, mais o que você gasta divulgando as aulas. São despesas variáveis que sobem antes de provas e no começo do semestre, quando chegam alunos novos.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Separe a conta das aulas da conta pessoal
Use uma chave Pix só para receber dos alunos. Fica muito mais simples conferir o que entrou de aula e o que foi gasto do seu bolso, sem misturar com compras da casa.
- 2
Registre as despesas no mesmo dia
Pagou o aplicativo para ir até o aluno, imprimiu uma lista, renovou a plataforma de videoaula? Lance na aba de lançamentos com data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor. Leva menos de um minuto.
- 3
Marque cada despesa como fixa ou variável
Internet, plataforma e imposto entram como fixas. Transporte, impressão e anúncios como variáveis. Essa divisão mostra quanto você precisa receber todo mês só para manter as aulas rodando.
- 4
Confira o saldo depois de todo recebimento
Quando o cartão cair ou o aluno quitar o fiado, veja o resumo mensal. O saldo só conta o dinheiro que realmente chegou, então você não se engana com aula dada e ainda não paga.
- 5
Compare os meses no gráfico
No fim do semestre, olhe as barras de entradas e saídas. Você enxerga a queda das férias e o pico antes do vestibular, e consegue guardar dinheiro nos meses cheios para atravessar os fracos.
Erros comuns de fluxo de caixa em professor particular
Contar aula dada como dinheiro recebido
Se o aluno deixou para pagar o pacote na semana seguinte, esse valor ainda não é caixa. Lance a entrada só quando o dinheiro cair, senão você planeja gastos com um saldo que não existe.
Esquecer o transporte e a impressão
São gastos pequenos e frequentes, pagos em dinheiro ou no aplicativo, que somem do controle. No exemplo, transporte e material didático juntos passam de R$ 500, mais da metade das saídas do mês.
Achar que a margem alta é tudo lucro livre
O exemplo mostra saldo de R$ 5.009, 83,5% do faturamento, porque professor tem pouca despesa. Mas desse valor sai o seu salário, a reserva das férias e a previdência. Defina quanto retira por mês.
Perguntas frequentes
Como controlar o pagamento dos alunos de aula particular?
Anote quem paga por aula e quem paga pacote mensal, com a data combinada de cada um. No fluxo de caixa, registre a entrada no dia em que o dinheiro chega, não no dia da aula. Assim o saldo reflete o que você tem de verdade.
Quanto devo guardar para os meses de férias?
Some suas despesas fixas e quanto você precisa retirar por mês. Em dezembro, janeiro e julho a agenda costuma esvaziar. Guardar o equivalente a um a dois meses dessas contas nos períodos cheios, como a reta final do vestibular, evita aperto.
Devo cobrar aula desmarcada em cima da hora?
Combine a regra antes de começar, por escrito, no primeiro contato. Muitos professores cobram a aula avisada com menos de 24 horas de antecedência ou permitem uma remarcação por mês. O importante é que o aluno saiba desde o início e você não perca o horário reservado.
Como saber se a aula online compensa mais que a presencial?
Compare o valor da hora com o tempo e o gasto de deslocamento. Se você gasta uma hora indo e voltando mais o transporte, a aula presencial precisa valer bem mais para empatar. Lance o transporte na planilha e veja o peso real dele nas saídas.