Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Fluxo de Caixa para Cerimonial e Assessoria de Eventos
Você fecha um casamento em março e o evento acontece em novembro. O sinal cai agora, as parcelas pingam ao longo do ano e a maior parte das despesas, equipe de apoio, deslocamento e alimentação, só aparece na semana do evento. Some a isso dois meses sem nenhuma data no calendário e fica fácil gastar em abril o dinheiro que era para pagar a equipe de setembro.
Esta planilha mostra, dia a dia, quanto dinheiro existe de verdade no caixa do seu cerimonial. As entradas vêm da aba de vendas e as despesas você lança por categoria, marcando cada uma como fixa ou variável. No fim do mês, o resumo calcula entradas, saídas, saldo e margem, com um gráfico que compara os meses cheios e os vazios.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para cerimonial e assessoria de eventos
Um mês de exemplo do seu cerimonial: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Casamentos | Entrada | R$ 14.000,00 |
| Aniversários e eventos corporativos | Entrada | R$ 6.000,00 |
| Equipe de apoio no dia | Saída | − R$ 3.500,00 |
| Deslocamentos e alimentação | Saída | − R$ 800,00 |
| Materiais (kit de emergência, rádios) | Saída | − R$ 300,00 |
| Celular e internet | Saída | − R$ 150,00 |
| Anúncios e portfólio | Saída | − R$ 600,00 |
| Programas de gestão | Saída | − R$ 100,00 |
| Contador | Saída | − R$ 300,00 |
| Taxas de cartão | Saída | − R$ 300,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 1.200,00 |
| Total de entradas | R$ 20.000,00 | |
| Total de saídas | − R$ 7.250,00 | |
| Saldo do mês | 63,8% do faturamento | R$ 12.750,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa do seu cerimonial
Sinal e parcelas de cada contrato
O contrato de assessoria completa costuma ser parcelado até a data do evento. No caixa, cada parcela entra no mês em que o dinheiro cai, não quando o contrato foi assinado. Assim você enxerga o mês real, não a promessa.
Equipe de apoio no dia
É a maior saída do exemplo, R$ 3.500,00 no mês. São diárias de assistentes e produtores pagas em torno do evento. Lance como despesa variável, porque ela só existe quando há data no calendário.
Deslocamentos, alimentação e materiais
Visitas técnicas ao espaço, reuniões com fornecedores, combustível e a refeição da equipe no dia. No exemplo somam R$ 1.100,00 com os materiais do kit de emergência e as pilhas dos rádios. Parecem pequenos e viram um valor relevante.
Taxas de cartão e imposto do seu regime
Quando o cliente parcela no cartão, entra menos do que o contrato diz. Registre a taxa como saída e também o imposto do seu regime, R$ 1.200,00 no exemplo, para não confundir faturamento com dinheiro disponível.
Despesas fixas dos meses sem evento
Celular, internet, programas de gestão, contador e anúncios continuam correndo em janeiro, mesmo sem nenhuma cerimônia. O resumo mensal separa essas fixas e mostra quanto você precisa ter guardado para atravessar a baixa temporada.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Comece pelas despesas fixas do mês
Lance celular, internet, programas de gestão, contador e anúncios com data, categoria, forma de pagamento e valor, marcando cada uma como fixa. São as contas que chegam todo mês, com ou sem evento no calendário.
- 2
Registre as saídas de cada evento
Na semana do casamento ou da festa de 15 anos, lance as diárias da equipe, deslocamentos, alimentação e reposição de materiais como despesas variáveis. Na descrição, escreva o nome do evento para saber depois quanto cada data custou.
- 3
Confirme as entradas conforme o dinheiro cai
As vendas vêm da aba de vendas. Trate o sinal e as parcelas pelo dia em que o valor cai na conta: cartão parcelado e boleto em atraso só entram no caixa quando o dinheiro chega de fato.
- 4
Feche o mês e olhe o resumo
No exemplo, R$ 20.000,00 de entradas, R$ 7.250,00 de saídas e saldo de R$ 12.750,00. Compare o saldo com o saldo real da sua conta. Diferença grande quase sempre é parcela ou diária de freelancer esquecida.
- 5
Leia o gráfico antes de fechar novas datas
O gráfico de barras mostra os meses de pico, como os de novembro e dezembro, e os meses secos. Com isso você decide quanto do saldo pode retirar e quanto precisa deixar parado para a baixa temporada.
Erros comuns de fluxo de caixa em cerimonial e assessoria de eventos
Tratar o dinheiro de fornecedor como receita
Se o cliente deposita na sua conta o valor do buffet ou da banda para você repassar, isso não é faturamento do seu cerimonial. Lance a entrada e a saída do repasse, ou prefira que ele pague direto ao fornecedor.
Gastar o sinal do evento de dezembro em março
O sinal entra cedo, mas a equipe de apoio e os deslocamentos daquele evento só serão pagos meses depois. Olhe o gráfico de entradas e saídas e reserve a parte do sinal que já tem dono.
Esquecer as diárias pagas em dinheiro
Assistente que recebe em espécie no fim da festa some do controle. Anote as diárias na segunda-feira seguinte, com o nome do evento na descrição, antes que o comprovante se perca na bolsa.
Perguntas frequentes
Como lançar o sinal de um casamento que só acontece no ano que vem?
No caixa, o sinal entra no mês em que o dinheiro cai na conta. Só lembre que parte dele vai pagar equipe e deslocamentos lá na frente. Uma saída prática é deixar essa reserva separada da conta de movimento e tratar o saldo do mês com cautela.
O que fazer nos meses sem nenhum evento no calendário?
Some suas despesas fixas, como celular, internet, programas de gestão, contador e anúncios. No exemplo elas ficam perto de R$ 1.150,00 por mês. Multiplique pelos meses fracos e guarde esse valor nos meses de pico de casamentos, para não precisar antecipar recebíveis.
O valor que o cliente me paga para repassar a fornecedores conta como faturamento?
Não. É dinheiro de passagem. Se ele passar pela sua conta, registre a entrada e, no mesmo mês, a saída do repasse, com o nome do fornecedor na descrição. Sua receita é a assessoria ou o cerimonial, não o pacote inteiro do evento.
Devo registrar a taxa do cartão separada do valor do contrato?
Sim. Lance a entrada pelo valor que caiu e a taxa como saída, ou acompanhe a categoria de taxas de cartão. No exemplo ela chega a R$ 300,00 no mês. Ver esse número separado ajuda na hora de decidir em quantas parcelas aceitar receber.