Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Cerimonial e Assessoria de Eventos
No cerimonial, o contato morre junto com o evento. Passou o casamento, entregou o relatório, agradeceu os elogios no grupo e pronto: aquele cliente some da sua agenda. Só que a empresa que você atendeu na confraternização de fim de ano vai repetir no ano que vem, a família da debutante tem outra filha e a noiva feliz indica você para três amigas. Sem uma lista organizada, essas oportunidades viram esquecimento.
Esta planilha junta num lugar só quem você já atendeu, o WhatsApp de cada um, o que foi contratado, quanto cada cliente gastou nos últimos 12 meses e quando é hora de retomar o contato. Ela calcula o próximo retorno previsto e marca quem passou do prazo com a ação "Chamar no WhatsApp", com link que abre a conversa direto.
Exemplo de planilha de controle de clientes para cerimonial e assessoria de eventos
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Bruno ;. | Cerimonial só do dia do evento | há 4 meses | em 9 meses | R$ 1.800,00 | Em dia |
| Juliana 1. | Festa de 15 anos | há 10 meses | em 2 meses | R$ 3.200,00 | Em dia |
| Thiago ,. | Evento corporativo (meio período) | há 17 meses | atrasado 5 meses | R$ 1.500,00 | Chamar no WhatsApp |
| Ana Paula ). | Assessoria completa de casamento | há 6 meses | em 6 meses | R$ 6.500,00 | Em dia |
| Gustavo 5. | Cerimonial só do dia do evento | há 2 anos | atrasado 15 meses | R$ 1.800,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu cerimonial
Contato atualizado de cada cliente
Nome e WhatsApp de quem assinou o contrato, não só da noiva ou da mãe da debutante. Em evento corporativo, registre quem decide a contratação: é essa pessoa que você vai procurar na próxima temporada.
Histórico do que foi contratado
Assessoria completa, cerimonial só do dia, festa de 15 anos ou corporativo de meio período. Saber o que o cliente já comprou muda a conversa: você oferece o próximo serviço em vez de repetir a mesma proposta.
Gasto por cliente nos últimos 12 meses
A planilha soma o que cada um contratou no período. Isso mostra quem sustenta sua agenda, normalmente empresas que fazem dois ou três eventos por ano, e quem merece atenção antes do calendário encher.
Intervalo de retorno por tipo de cliente
Casamento quase nunca se repete, mas confraternização de empresa, aniversário da família e formatura voltam todo ano. Ajuste o intervalo de cada cadastro em vez de deixar todo mundo no padrão do negócio.
Observações sobre o evento e a família
Nome dos pais, estilo da festa, buffet usado, irmã mais nova que faz 15 anos em dois anos. Esse detalhe, anotado no cadastro, é o que faz a próxima mensagem parecer lembrança e não cobrança.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Liste todos os eventos que você já fez
Volte nos contratos e nas conversas do WhatsApp dos últimos dois anos. Cadastre nome, telefone e o que foi contratado. Mesmo o casal que casou há um ano entra: ele indica e contrata outros eventos.
- 2
Registre as vendas com o nome do cliente
Sempre que fechar um contrato, lance o serviço com o nome exato do cadastro. É daí que vêm a data da última compra, o número de contratações e o gasto dos últimos 12 meses na planilha.
- 3
Ajuste o intervalo de retorno
Deixe o padrão de 365 dias para empresa que faz evento anual e para família com datas fixas. Para quem acabou de casar, use um intervalo maior e trate o contato como pedido de indicação.
- 4
Abra a lista de atrasados toda segunda
Filtre quem está com status "Chamar no WhatsApp", clique no link e mande uma mensagem curta, citando o evento que você fez. Dez minutos por semana já cobrem a lista inteira.
- 5
Anote o resultado da conversa
Se o cliente disse que a confraternização será em novembro, escreva isso nas observações e ajuste o intervalo. Assim você volta a falar com ele no mês certo, não depois que já contratou outro assessor.
Erros comuns de controle de clientes em cerimonial e assessoria de eventos
Tratar todo cliente como evento único
Muita assessoria acha que casamento não se repete e por isso não guarda contato. Mas aniversário de casamento, batizado e indicação nascem desse mesmo cliente. Mantenha o cadastro vivo e volte a falar pelo menos uma vez por ano.
Perder a empresa na virada do ano
O corporativo de meio período costuma ser decidido com dois ou três meses de antecedência. Se você só lembra em novembro, a data já foi. Marque o retorno para antes do período de planejamento do cliente.
Contato só quando precisa vender
Mensagem que começa com promoção soa desesperada. Use o histórico para falar do evento que você conduziu, mandar uma foto ou parabenizar pela data. O pedido vem depois, na mesma conversa.
Perguntas frequentes
Como manter contato com clientes de casamento se eles casam uma vez só?
O valor dele passa a ser a indicação. Guarde o cadastro com a data do casamento e fale uma vez por ano, parabenizando pelo aniversário de casamento. Aproveite para pedir que indique sua assessoria a amigos que estão noivando. Custa uma mensagem e mantém seu nome na memória do casal.
Qual o melhor momento de procurar uma empresa para o evento corporativo do ano seguinte?
Antes de a empresa fechar o orçamento do período. Se a confraternização costuma acontecer em dezembro, procure entre agosto e setembro. No exemplo da planilha, clientes que passaram do prazo aparecem com a ação "Chamar no WhatsApp", o que evita que a data chegue sem você ter falado com eles.
Como saber quais clientes do cerimonial valem mais atenção?
Olhe o total gasto nos últimos 12 meses e o número de contratações. Quem fez dois eventos no ano, como uma empresa que contratou corporativo e festa de equipe, merece contato mais frequente do que quem contratou só o cerimonial do dia e sumiu.
Preciso cadastrar quem só pediu orçamento e não fechou?
Vale cadastrar com uma observação clara do motivo, como data indisponível ou valor acima do previsto. Muita gente volta na festa seguinte ou indica alguém. Só não misture esse pessoal com quem já contratou na hora de olhar o gasto por cliente.