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Planilha de Fluxo de Caixa para Escola de Música
Escola de música vive de mensalidade, e mensalidade atrasa. O aluno some em julho, volta em agosto, pede para pagar depois da aula de sábado. Enquanto isso, a hora-aula dos professores, o aluguel da sala e a recepção vencem sempre no mesmo dia, com ou sem matrícula nova. Aí você olha a conta, vê um saldo razoável e não sabe se aquilo é lucro ou dinheiro que já tem dono.
Esta planilha de fluxo de caixa mostra, dia a dia, quanto entrou de mensalidades, aulas avulsas e workshops e quanto saiu com professores, sala e taxas. Cada despesa é marcada como fixa ou variável, então você enxerga quanto a escola precisa faturar só para abrir a porta. No fim do mês, o resumo entrega entradas, saídas, saldo e margem, com gráfico de barras.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para escola de música
Um mês de exemplo da sua escola de música: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Mensalidades | Entrada | R$ 15.000,00 |
| Aulas avulsas e workshops | Entrada | R$ 1.500,00 |
| Professores (hora-aula) | Saída | − R$ 6.400,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 2.800,00 |
| Recepção | Saída | − R$ 1.800,00 |
| Manutenção de instrumentos | Saída | − R$ 300,00 |
| Energia e internet | Saída | − R$ 450,00 |
| Marketing | Saída | − R$ 500,00 |
| Taxas de cartão e boleto | Saída | − R$ 350,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 990,00 |
| Total de entradas | R$ 16.500,00 | |
| Total de saídas | − R$ 13.590,00 | |
| Saldo do mês | 17,6% do faturamento | R$ 2.910,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua escola de música
Mensalidades que realmente caíram na conta
Uma coisa é o aluno estar matriculado, outra é o dinheiro ter entrado. Registre a mensalidade quando ela compensa de fato. No exemplo, os R$ 15.000,00 de mensalidades são o que entrou no caixa, não o que foi cobrado.
Hora-aula dos professores
É a maior saída da escola: R$ 6.400,00 no exemplo. Como varia com o número de aulas dadas, lance sempre que fechar o pagamento e marque como variável, para enxergar o impacto de cada turma nova.
Despesas fixas da sala
Aluguel de R$ 2.800,00, recepção de R$ 1.800,00, energia e internet de R$ 450,00. Esse bloco vence tendo aluno ou não. Marcado como fixo, ele vira o seu piso mínimo de faturamento no mês.
Taxas de cartão, boleto e impostos
No exemplo são R$ 350,00 de taxas e R$ 990,00 do imposto do seu regime. Parecem pequenos perto da mensalidade, mas somados comem quase metade do saldo. Lance separado para não esquecer.
Aulas avulsas e workshops
Entradas irregulares, de R$ 1.500,00 no exemplo. Registre com data e descrição do evento. Assim você descobre quais workshops valem a pena repetir e em quais meses eles salvam o caixa.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias para a sua escola
As categorias já vêm prontas e podem ser editadas. Separe professores por instrumento se ajudar, e crie linhas como manutenção de instrumentos, afinação de piano e material didático.
- 2
Lance as despesas assim que pagar
Na aba de lançamentos, informe data, categoria, descrição, forma de pagamento e valor. Marque cada uma como fixa ou variável. Aluguel e recepção, fixas; hora-aula e marketing de divulgação, variáveis.
- 3
Registre aulas avulsas e workshops como outras entradas
As mensalidades vêm da aba de vendas do kit. Já um workshop pago na hora ou uma aula experimental cobrada à parte você lança como entrada, com a descrição do evento.
- 4
Respeite a data em que o dinheiro chega
Mensalidade no cartão cai depois, boleto também. Lance pela data do recebimento, não pela data da aula. Isso evita achar que tem caixa em uma semana que ainda vai apertar.
- 5
Leia o resumo no fim do mês
Veja entradas, saídas, saldo, margem e total de despesas fixas. No exemplo, o saldo foi de R$ 2.910,00, com margem de 17,6%. Compare com os meses anteriores no gráfico de barras.
Erros comuns de fluxo de caixa em escola de música
Contar matrícula como dinheiro em caixa
Dez alunos matriculados não são dez mensalidades pagas. Se você lança pelo contrato e não pelo recebimento, o saldo fica inflado e você aprova a compra de um novo instrumento sem ter o dinheiro.
Ignorar a queda das férias
Dezembro, janeiro e julho costumam trazer trancamentos e menos aulas avulsas, mas o aluguel continua igual. Olhe as despesas fixas do resumo e guarde parte do saldo dos meses cheios para atravessar esses períodos.
Misturar o caixa da escola com o seu
Muitos donos também dão aula e pegam dinheiro do caixa como se fosse pagamento pessoal. Defina um valor fixo de pró-labore, lance como despesa e pare de tirar por fora.
Perguntas frequentes
Como controlar a inadimplência das mensalidades na escola de música?
O fluxo de caixa mostra o que entrou. Para saber quem não pagou, compare as mensalidades recebidas no mês com a lista de alunos ativos. Cobre na semana seguinte ao vencimento, por mensagem, e combine com a recepção uma rotina fixa de aviso antes da aula.
Quanto a escola precisa faturar para pagar as contas?
Some as despesas fixas do mês. No exemplo, aluguel, recepção, energia e internet passam de R$ 5.000,00. Some a hora-aula dos professores, as taxas e o imposto do seu regime e você chega ao faturamento mínimo. Abaixo disso, o mês fecha no vermelho.
Devo lançar a mensalidade na data da aula ou na data do pagamento?
Na data do pagamento. Fluxo de caixa trata de dinheiro que entrou e saiu. Se o aluno paga no cartão e o valor cai depois, use a data em que o dinheiro ficou disponível. Assim o saldo reflete o que você pode gastar hoje.
O pagamento dos professores entra como despesa fixa ou variável?
Se é por hora-aula, variável: sobe quando há mais aulas e cai nas férias. Professor com valor fechado por mês, independente do número de turmas, entra como fixo. Marcar certo muda o cálculo do seu custo mínimo mensal.