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Planilha de Fluxo de Caixa para Academia
Academia tem uma armadilha de caixa: o dinheiro entra em mensalidades pequenas e repetidas, mas sai em blocos grandes. Aluguel, folha dos professores e conta de energia chegam quase todos juntos. Some a isso a evasão depois do Carnaval, a correria de janeiro e os planos anuais pagos à vista, e fica difícil saber se o mês fechou bem ou se você só recebeu adiantado.
Nesta planilha de fluxo de caixa você lança cada despesa com data, categoria e forma de pagamento, marca o que é fixo e o que é variável, e vê o resumo do mês com entradas, saídas, saldo e margem. O gráfico de barras compara entradas e saídas mês a mês, então a queda típica do pós-férias aparece antes de virar aperto.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa para academia
Um mês de exemplo da sua academia: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou em caixa. Na planilha, esse resumo é montado sozinho a partir dos lançamentos do dia a dia.
| Descrição | Tipo | Valor no mês |
|---|---|---|
| Mensalidades e planos | Entrada | R$ 42.000,00 |
| Avaliações físicas e diárias | Entrada | R$ 4.500,00 |
| Professores (hora-aula) | Saída | − R$ 9.000,00 |
| Recepção | Saída | − R$ 3.200,00 |
| Aluguel | Saída | − R$ 9.000,00 |
| Energia e água | Saída | − R$ 3.800,00 |
| Manutenção dos aparelhos | Saída | − R$ 1.200,00 |
| Sistema de acesso | Saída | − R$ 450,00 |
| Marketing | Saída | − R$ 1.500,00 |
| Limpeza | Saída | − R$ 1.100,00 |
| Taxas de cartão e cobrança recorrente | Saída | − R$ 1.400,00 |
| Impostos (Simples Nacional) | Saída | − R$ 2.800,00 |
| Total de entradas | R$ 46.500,00 | |
| Total de saídas | − R$ 33.450,00 | |
| Saldo do mês | 28,1% do faturamento | R$ 13.050,00 |
O que acompanhar na planilha de fluxo de caixa da sua academia
Mensalidades e planos recebidos
No exemplo, mensalidades e planos somam R$ 42.000,00 em um mês. Esse valor é o que de fato caiu na conta, não o que foi contratado. Inadimplência e cartão recusado só aparecem quando você olha o dinheiro que entrou.
Receitas avulsas da academia
Avaliações físicas e diárias somam R$ 4.500,00 no exemplo. São entradas que variam muito com divulgação e época do ano, por isso vale registrá-las em categoria separada das mensalidades.
Folha dos professores e da recepção
Professores por hora-aula mudam conforme a grade de turmas; a recepção costuma ser valor fixo. Marcar cada um como variável ou fixo mostra quanto da sua estrutura você consegue ajustar em mês fraco.
Custo de ocupar o espaço
Aluguel, energia, água e limpeza seguem correndo mesmo com a academia vazia. No exemplo, aluguel (R$ 9.000,00) e energia e água (R$ 3.800,00) já comem boa parte das entradas.
Taxas de cartão e cobrança recorrente
Quem vende plano no cartão recebe menos do que cobra. No exemplo são R$ 1.400,00 no mês. Lançar essa taxa separada evita achar que a mensalidade entra inteira no caixa.
Como usar a planilha de fluxo de caixa em 5 passos
- 1
Ajuste as categorias à sua academia
Abra as categorias e deixe só o que existe no seu negócio: hora-aula, recepção, aluguel, energia e água, manutenção dos aparelhos, sistema de acesso, marketing, limpeza, taxas e o imposto do seu regime.
- 2
Lance as despesas todo dia
Reserve cinco minutos no fechamento. Registre data, categoria, descrição e forma de pagamento de cada saída: conserto da esteira, compra de material de limpeza, pagamento do professor de funcional.
- 3
Marque cada despesa como fixa ou variável
Aluguel e sistema de acesso são fixos. Hora-aula extra, manutenção e marketing variam. Assim o resumo mostra quanto a academia precisa faturar só para abrir a porta no mês.
- 4
Registre as entradas que não vêm de plano
Avaliação física paga à parte, diária de visitante, aluguel de armário. As vendas vêm da aba de vendas do kit, mas essas entradas extras você lança na aba de lançamentos.
- 5
Leia o resumo e o gráfico no fim do mês
Compare entradas e saídas no gráfico de barras. No exemplo, R$ 46.500,00 de entradas contra R$ 33.450,00 de saídas deixam saldo de R$ 13.050,00, margem de 28,1%. Valores ilustrativos, mas o raciocínio é esse.
Erros comuns de fluxo de caixa em academia
Tratar plano anual à vista como lucro do mês
O aluno paga doze meses de uma vez e o caixa incha. Você vai atendê-lo o ano inteiro com essa grana. Separe mentalmente esse valor e evite comprometê-lo com despesa fixa nova.
Misturar o dinheiro da academia com o seu
Pagar conta pessoal pelo caixa ou fazer retirada sem registrar destrói o saldo. Defina um pró-labore fixo, lance como saída e mantenha a conta da academia separada da sua.
Só olhar o extrato bancário
O extrato mostra o que caiu, não o que vai cair. Taxas de cartão e recebíveis parcelados chegam depois. Lance tudo na planilha para enxergar o mês inteiro, não só o dia de hoje.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre fluxo de caixa e lucro na academia?
Fluxo de caixa é o dinheiro que entrou e saiu de fato no período. Lucro considera o resultado do mês, mesmo que o recebimento venha depois. Um plano anual à vista enche o caixa agora, mas o serviço será prestado nos próximos meses.
Como organizar o caixa da academia na baixa depois das férias?
Use o gráfico de meses anteriores para ver quanto cai. Sabendo disso, guarde parte do saldo dos meses fortes, revise a grade de aulas para reduzir hora-aula ociosa e evite assumir despesa fixa nova logo antes do período fraco.
Quanto a academia precisa faturar para pagar as contas?
Some as despesas fixas do mês no resumo: aluguel, recepção, sistema de acesso, limpeza e parte da folha. Esse total é o mínimo a entrar antes de sobrar qualquer coisa. Divida pelo valor médio do plano para saber quantos alunos ativos isso representa.
Devo lançar a taxa de cartão como despesa ou descontar da mensalidade?
Lance como despesa, em categoria própria. Assim você enxerga o valor cheio das mensalidades nas entradas e, ao mesmo tempo, quanto a maquininha e a cobrança recorrente custam por mês, o que ajuda na hora de negociar a taxa.