Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Depósito de Gás e Água
Quem compra gás no seu depósito tem rotina: o botijão de 13 kg dura mais ou menos o mesmo tempo em cada casa, e o galão de 20 L acaba todo mês naquele escritório da esquina. O problema é que esse calendário só existe na cabeça do entregador. Quando o cliente liga para o concorrente que passou de moto na rua, você nem fica sabendo que o perdeu.
Esta planilha guarda o nome, o WhatsApp e o histórico de pedidos de cada cliente, calcula quando ele deveria pedir de novo e mostra quem já passou do prazo. Em vez de esperar o telefone tocar, você abre a lista, vê quem está atrasado e manda uma mensagem perguntando se o gás está acabando.
Exemplo de planilha de controle de clientes para depósito de gás e água
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Rafael R. | Gás 13 kg entregue | há 9 dias | em 21 dias | R$ 750,00 | Em dia |
| Camila I. | Água mineral 20 L | há 24 dias | em 6 dias | R$ 80,00 | Em dia |
| Diego E. | Registro e mangueira (kit) | há 42 dias | atrasado 12 dias | R$ 249,50 | Chamar no WhatsApp |
| Mariana P. | Gás 13 kg entregue | há 15 dias | em 15 dias | R$ 625,00 | Em dia |
| Rodrigo U. | Água mineral 20 L | há 2 meses | atrasado 36 dias | R$ 112,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu depósito de gás
Contato e endereço de entrega
Nome, WhatsApp e o ponto de referência nas observações. Em entrega de gás, o endereço mal anotado custa combustível e tempo do entregador. Deixe registrado o bloco, o andar e se tem portaria.
Intervalo de retorno de cada cliente
Uma família grande troca o botijão a cada 30 dias; um casal pode levar 60. Ajuste o intervalo de quem foge do padrão para a previsão de retorno bater com a realidade daquela casa.
O que cada um costuma pedir
No histórico aparece se o cliente leva só gás 13 kg, só água mineral 20 L ou os dois. Quem compra gás e nunca pediu água é o alvo mais fácil para oferecer o galão.
Clientes atrasados
O status mostra quem passou da previsão de retorno. No exemplo, 2 dos 5 clientes aparecem com a ação Chamar no WhatsApp. Essa é a sua lista de ligações do dia.
Quanto cada cliente gasta no ano
O total dos últimos 12 meses separa o condomínio que pede água toda semana do morador que troca um botijão de vez em quando. Saber disso muda a prioridade na hora da entrega.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Cadastre quem já é seu cliente
Comece pelos números que estão no WhatsApp do depósito e no caderno de pedidos. Lance nome, telefone e observações como ponto de referência, andar e horário em que costuma estar em casa.
- 2
Defina o intervalo padrão
No exemplo, o intervalo médio entre pedidos é de 30 dias, que é o ciclo comum do botijão de 13 kg. Use esse padrão para a maioria e ajuste caso a caso depois.
- 3
Registre as vendas com o nome do cliente
Cada entrega lançada com o nome alimenta o histórico, o número de compras e o gasto do ano. Peça ao entregador para anotar no pedido e passe tudo para a planilha no fim do dia.
- 4
Chame os atrasados toda semana
Escolha um dia fixo, abra a lista de quem está com status Chamar no WhatsApp e use o link para abrir a conversa. Pergunte se o gás está no fim e ofereça a entrega.
- 5
Revise os intervalos depois de dois meses
Se um cliente aparece sempre atrasado mas compra normalmente, o intervalo dele é maior que o padrão. Corrija o campo para parar de cobrar quem não sumiu de verdade.
Erros comuns de controle de clientes em depósito de gás e água
Anotar só o telefone de quem liga
Sem nome e sem endereço, o número vira um contato solto no celular. Cadastre na hora do primeiro pedido, enquanto o cliente está na linha, e já pergunte o ponto de referência.
Usar o mesmo intervalo para todo mundo
Casa com fogão e chuveiro a gás troca o botijão bem mais rápido que um apartamento de uma pessoa. Se você não ajusta o intervalo, a lista enche de atraso falso e perde a utilidade.
Mandar mensagem só de promoção
Cobrança de pedido todo dia cansa e o cliente bloqueia. Fale quando a previsão indicar que o gás está acabando, uma vez por ciclo, e seja objetivo: pergunte se precisa e ofereça o horário da entrega.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo um cliente troca o botijão de gás?
Varia com o tamanho da família e com o uso. Casa que só cozinha costuma levar mais tempo que casa com aquecedor a gás. Comece com um intervalo padrão de 30 dias, acompanhe o histórico de cada um por alguns meses e ajuste o intervalo individual na planilha.
Como saber se perdi um cliente para o concorrente?
Pelo atraso. Se a previsão de retorno passou e ele não pediu, o gás dele veio de outro lugar. Chame no WhatsApp e pergunte direto se precisou de gás esses dias: a resposta mostra se foi preço, demora na entrega ou só mudança de rotina.
Vale a pena ligar para cliente que sumiu há meses?
Vale, principalmente para quem comprava com frequência e gastava bem no ano. Uma mensagem curta, lembrando que você entrega gás e água no endereço dele, custa nada. Se depois de duas tentativas não houver resposta, anote nas observações e pare de insistir.
Como vender água para quem só compra gás?
Olhe o histórico e separe quem nunca pediu galão de 20 L. Na entrega do botijão, ofereça a água junto e combine a reposição no mesmo ciclo. Entregar os dois na mesma viagem aproveita o combustível que você já gastou para chegar lá.