Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Buffet
Buffet vive de data marcada. O aniversário da criança volta todo ano, a empresa repete o coquetel de fim de ano, a família que fez o casamento indica os primos. Só que esse histórico costuma ficar espalhado em conversas antigas do WhatsApp, em caderno de orçamento e na memória. Quando chega a época da festa, quem lembra do cliente primeiro é o concorrente que mandou mensagem.
Com esta planilha você reúne nome, contato, observações e todas as festas que cada cliente já fechou com o seu buffet. Ela mostra a data do último evento, quantas vezes a pessoa contratou, quanto gastou nos últimos 12 meses e quem já passou do prazo previsto de retorno, com um link que abre a conversa no WhatsApp para você fazer o contato na hora.
Exemplo de planilha de controle de clientes para buffet
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Carla =. | Coquetel corporativo | há 4 meses | em 9 meses | R$ 95,00 | Em dia |
| Lucas ?. | Casamento | há 10 meses | em 2 meses | R$ 190,00 | Em dia |
| Beatriz 3. | Festa infantil para 50 convidados | há 17 meses | atrasado 5 meses | R$ 5.900,00 | Chamar no WhatsApp |
| Bruno :. | Festa infantil para 100 convidados | há 6 meses | em 6 meses | R$ 9.900,00 | Em dia |
| Juliana =. | Coquetel corporativo | há 2 anos | atrasado 15 meses | R$ 95,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu buffet
Data da última festa contratada
É a partir dela que a planilha calcula o próximo retorno. Em aniversário infantil, a data costuma se repetir todo ano, então saber o mês da última festa já indica quando começar a conversa sobre a próxima.
Tipo de evento no histórico
Festa infantil para 50 convidados, para 100, coquetel corporativo ou casamento pedem abordagens diferentes. O histórico de compras registrado com o nome do cliente mostra o que ele já contratou e o que faz sentido oferecer agora.
Gasto nos últimos 12 meses
Mostra quem sustenta a agenda do seu buffet. Empresa que fez coquetel e confraternização no mesmo ano merece atenção diferente de quem contratou uma festa pequena uma única vez.
Observações sobre o cliente
Anote nome e idade da criança, restrição alimentar, tema da festa anterior, se pediu mais salgado que doce. Lembrar desses detalhes no próximo orçamento vale mais que qualquer desconto.
Intervalo de retorno por cliente
Aniversário é anual, mas empresa pode repetir evento a cada seis meses e noiva não volta para outro casamento. Ajuste o intervalo de cada cadastro em vez de deixar todos no padrão do negócio.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Traga os clientes dos últimos dois anos
Abra a agenda de eventos e os orçamentos aprovados e cadastre nome, WhatsApp e observações de cada cliente. Comece pelos que já fecharam festa, não pelos contatos que só pediram preço.
- 2
Registre as festas já realizadas
Lance cada evento como venda com o nome do cliente. É isso que alimenta a última compra, o número de festas e o gasto dos últimos 12 meses de cada cadastro.
- 3
Defina o intervalo de retorno
No exemplo, o intervalo médio está em 365 dias, o que faz sentido para aniversário. Para clientes corporativos que repetem eventos no meio e no fim do ano, use um intervalo menor no cadastro.
- 4
Olhe a lista de atrasados toda semana
No exemplo preenchido, 2 dos 5 clientes já passaram do prazo e aparecem com a ação Chamar no WhatsApp. Separe uma manhã fixa, abra o link da conversa e fale com cada um.
- 5
Mande mensagem com o histórico na mão
Nada de mensagem genérica. Cite a festa anterior: o coquetel corporativo do ano passado, a festa de 100 convidados do filho. Pergunte se já tem data e ofereça reservar o salão.
Erros comuns de controle de clientes em buffet
Só falar com quem pede orçamento
Quem já contratou confia no seu buffet e custa menos para voltar. Se você espera o cliente procurar, perde a festa para quem mandou mensagem dois meses antes do aniversário.
Não anotar o mês do aniversário
Sem essa informação no campo de observações, você só percebe o cliente sumido depois da data. Anote mês e nome da criança na primeira festa e antecipe o contato em 60 dias.
Tratar todo cliente igual
A empresa que gastou mais nos últimos 12 meses e o cliente de uma festa pequena não precisam da mesma atenção. Use o total gasto para decidir quem merece visita, proposta pronta e data reservada.
Perguntas frequentes
Como fazer o cliente de festa infantil voltar no ano seguinte?
Anote o mês do aniversário e o nome da criança na primeira festa. Dois meses antes da data, mande mensagem no WhatsApp lembrando do evento anterior e perguntando se já definiu o dia. Oferecer a reserva do salão antes de o cliente começar a pesquisar costuma garantir a data.
Quando devo considerar que um cliente de buffet sumiu?
Depende do tipo de evento. Para aniversário, algo em torno de um ano sem contratar já indica atraso. Para cliente corporativo que faz coquetel e confraternização, seis meses. A planilha calcula os dias de atraso a partir do intervalo que você definir em cada cadastro.
O que anotar sobre cada cliente do buffet?
Nome e contato de quem decide, mês e nome do aniversariante, tema da última festa, número de convidados, restrições alimentares e o que o cliente pediu para mudar. Esses detalhes no campo de observações deixam o próximo orçamento mais rápido e mais pessoal.
Como saber quais são os melhores clientes do meu buffet?
Olhe o total gasto nos últimos 12 meses e o número de eventos contratados. Quem repete casamento, coquetel ou festa grande ocupa datas boas da agenda e costuma indicar outros clientes. Esse grupo merece contato direto seu, não mensagem padrão.