Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Studio de Pilates
Aluno de pilates some devagar. Primeiro falta uma aula da semana, depois avisa que está viajando, e quando você percebe já faz três semanas que ele não aparece no aparelho. Como as turmas são pequenas e o horário dele fica vago, a recepção até nota a ausência, mas ninguém liga. No mês seguinte o plano simplesmente não é renovado e você nem sabe o motivo.
Esta planilha reúne o histórico de cada aluno em um lugar só: contato, o que ele contratou, quantas vezes comprou e quanto gastou nos últimos 12 meses. A partir da última compra registrada, ela calcula o retorno previsto, mostra os dias de atraso e marca quem precisa de uma mensagem. Com o link do WhatsApp ao lado, você fala com o aluno antes que ele desapareça de vez.
Exemplo de planilha de controle de clientes para studio de pilates
Cada aluno com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Aluno | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Eduardo T. | Plano 1 vez por semana | há 2 dias | em 5 dias | R$ 5.270,00 | Em dia |
| Fernanda J. | Aula individual | há 6 dias | em 1 dia | R$ 4.440,00 | Em dia |
| Rafael R. | Aula avulsa em grupo | há 10 dias | atrasado 3 dias | R$ 1.560,00 | Chamar no WhatsApp |
| Camila I. | Plano 2 vezes por semana | há 4 dias | em 3 dias | R$ 5.880,00 | Em dia |
| Diego E. | Plano 3 vezes por semana | há 15 dias | atrasado 8 dias | R$ 11.160,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu studio de pilates
Contato e modalidade de plano
Cadastre nome e WhatsApp junto com o que o aluno faz hoje: plano 1, 2 ou 3 vezes por semana, aula individual ou avulsa em grupo. Saber a modalidade muda totalmente o tom da conversa de retorno.
Última aula e retorno previsto
A data da última compra registrada alimenta a previsão de retorno. Para quem treina duas vezes por semana, uma ausência de dez dias já é sinal de alerta, mesmo com o plano pago.
Quem está em atraso
O status aponta os alunos que passaram do prazo. Essa lista é o seu roteiro de ligações e mensagens do dia, começando por quem tem mais dias de atraso.
Gasto nos últimos 12 meses
Mostra quem sustenta o studio: normalmente são os alunos de plano 3 vezes por semana e os de aula individual. Vale tratar esse grupo com atenção extra, lembrando aniversário e avaliação.
Observações sobre cada aluno
Anote limitação física relatada, objetivo do treino, horário preferido e por que ele parou da última vez. Isso faz a mensagem de retorno soar como cuidado, não como cobrança.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Cadastre a carteira atual
Liste todos os alunos ativos com nome, WhatsApp e observações. Puxe da ficha de avaliação e do caderno da recepção. Comece pelos que estão em plano mensal, depois acrescente os de aula avulsa.
- 2
Defina o intervalo de retorno
O exemplo usa 7 dias como intervalo médio entre visitas, o que faz sentido para plano semanal. Para quem treina 2 ou 3 vezes por semana, use um intervalo próprio menor no cadastro do aluno.
- 3
Registre as vendas com o nome do aluno
Toda renovação de plano, aula individual ou avulsa em grupo precisa ser lançada com o nome certo. É isso que atualiza a última compra, o número de compras e o gasto do ano.
- 4
Olhe a lista de atraso toda semana
No exemplo, 2 dos 5 alunos aparecem com a ação Chamar no WhatsApp. Reserve vinte minutos numa manhã fraca, clique no link e mande uma mensagem pessoal para cada um.
- 5
Anote o resultado da conversa
Depois de falar com o aluno, volte na observação e registre: remarcou, está lesionado, reclamou do horário. Na semana seguinte você retoma a conversa de onde parou.
Erros comuns de controle de clientes em studio de pilates
Confiar só no agendamento
A agenda mostra quem tem aula marcada, não quem sumiu. Um aluno com plano ativo pode ficar três semanas sem agendar e ninguém percebe. Cruze a agenda com a lista de atraso da planilha.
Mandar mensagem padrão para todo mundo
Copiar e colar o mesmo texto afasta. Use as observações: cite a dor nas costas que ele queria tratar ou o horário das 7h que ele gostava. Mensagem específica traz o aluno de volta.
Esquecer quem fez aula experimental
Quem veio na avulsa ou na experimental e não fechou plano continua sendo contato quente. Cadastre essas pessoas também e combine um retorno em poucos dias, enquanto a aula ainda está na memória.
Perguntas frequentes
Como saber se um aluno de pilates está prestes a desistir?
Olhe o espaçamento das aulas. Quem fazia duas vezes por semana e passou a vir uma, ou que remarca sempre e falta sem avisar, já está saindo. A planilha mostra os dias desde a última compra registrada e marca quem passou do prazo de retorno.
Qual a melhor hora de chamar o aluno sumido no WhatsApp?
Assim que ele aparece como atrasado, não um mês depois. Mande no mesmo horário em que ele costumava treinar, perguntando como está a dor ou o objetivo que ele trouxe na avaliação. Evite falar de pagamento na primeira mensagem.
Como organizar a ficha dos alunos do studio?
Mantenha duas coisas separadas: a ficha física de avaliação, com os dados de saúde, e um cadastro simples com contato, plano atual, última aula e observações rápidas. O cadastro é o que você consulta toda semana para decidir quem chamar.
Vale a pena ter plano 1 vez por semana no studio?
Ele serve de porta de entrada, mas costuma ter mais desistência, porque o aluno demora a sentir resultado. Acompanhe esse grupo de perto e, depois de alguns meses de frequência, ofereça a troca para duas vezes por semana.