Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Salão de Festas
Quem aluga salão de festas vive de data: o aniversário da filha, a formatura, a festa da empresa no fim do ano. São eventos que se repetem quase sempre no mesmo mês do ano seguinte. Só que o contato fica perdido em conversas antigas do WhatsApp, e quando você lembra da família que fez a festa em agosto passado, ela já fechou com outro salão da região.
Esta planilha junta num só lugar o nome, o WhatsApp e o histórico de locações de cada cliente. Ela mostra a data da última festa, quantas vezes a pessoa já alugou o espaço e quanto gastou nos últimos 12 meses. Com base no intervalo de retorno, aponta quem já passou do prazo e deveria receber uma mensagem sua agora.
Exemplo de planilha de controle de clientes para salão de festas
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Rodrigo 0. | Locação de domingo | há 4 meses | em 9 meses | R$ 1.800,00 | Em dia |
| Carla 8. | Locação em dia de semana | há 10 meses | em 2 meses | R$ 1.000,00 | Em dia |
| Lucas /. | Decoração básica (adicional) | há 17 meses | atrasado 5 meses | R$ 900,00 | Chamar no WhatsApp |
| Beatriz 8. | Locação de sábado (até 100 pessoas) | há 6 meses | em 6 meses | R$ 2.500,00 | Em dia |
| Bruno /. | Locação de domingo | há 2 anos | atrasado 15 meses | R$ 1.800,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu salão de festas
Data da última festa no salão
É a informação que mais vale no seu negócio. Com a data do último evento registrada, a planilha calcula sozinha quando aquele cliente deve voltar e quantos dias ele já está atrasado.
Tipo de locação contratada
Sábado até 100 pessoas, domingo ou dia de semana mudam muito o valor e o perfil. Registre a venda com o nome do cliente para enxergar quem sempre pega sábado e quem topa data alternativa.
Total gasto por cliente nos 12 meses
Quem alugou duas vezes no ano e ainda contratou decoração básica merece atenção diferente de quem fez uma festa simples em dia de semana. A planilha soma isso para você.
Observações sobre cada festa
Anote o motivo do evento, o número de convidados e detalhes como som até tarde ou uso da cozinha. Na hora de chamar no WhatsApp, citar o aniversário da criança muda o tom da conversa.
Intervalo de retorno por cliente
O padrão de um salão costuma ser anual, mas há cliente de igreja, escola ou empresa que faz evento a cada três ou seis meses. Nesses casos, ajuste o intervalo individual no cadastro.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Garimpe os contatos antigos
Abra a agenda de reservas dos últimos dois anos e o WhatsApp. Cadastre nome, telefone e o que você lembra de cada festa. Mesmo quem alugou uma vez só entra na lista.
- 2
Defina o intervalo de retorno
No exemplo, o intervalo médio é de 365 dias, o que faz sentido para aniversários e confraternizações anuais. Deixe esse padrão no negócio e mude só nos clientes que alugam com mais frequência.
- 3
Registre cada locação com o nome do cliente
Toda festa fechada vira uma venda lançada no nome da pessoa, incluindo adicionais como decoração básica. É daí que saem a última compra, a contagem de locações e o gasto do ano.
- 4
Abra a lista de quem está atrasado
No exemplo preenchido, 2 dos 5 clientes já passaram do prazo e aparecem com a ação Chamar no WhatsApp. Use o link da planilha e mande mensagem para esses dois primeiro.
- 5
Faça disso uma rotina semanal
Reserve 20 minutos na segunda-feira, depois do evento do fim de semana, para lançar as festas realizadas e falar com dois ou três clientes da lista de atrasados.
Erros comuns de controle de clientes em salão de festas
Guardar só o contato de quem fechou
Muita gente visita o salão, pede orçamento e some. Cadastre também esses contatos com observação do tipo de festa. No mês seguinte, uma mensagem perguntando da data já reabre a conversa.
Esperar o cliente lembrar de você
A festa do ano que vem começa a ser planejada três ou quatro meses antes. Se você só liga quando a data já passou, o salão concorrente já foi visitado. Chame antes do prazo fechar.
Tratar todo cliente igual
No exemplo há quem só pegou dia de semana e quem fechou sábado com decoração. Olhe o total gasto nos 12 meses e ofereça condição melhor, como preferência de data, para quem já voltou mais de uma vez.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo um cliente de salão de festas volta?
Na maioria dos casos, uma vez por ano, porque o motivo é aniversário ou confraternização. Por isso o exemplo usa 365 dias de intervalo. Igrejas, escolas e empresas podem repetir a cada três ou seis meses: para esses, ajuste o intervalo no cadastro individual.
Como chamar no WhatsApp sem parecer insistente?
Fale da festa anterior e ofereça algo concreto: lembrar que o mês do aniversário está chegando e avisar quais sábados ainda estão livres. Uma mensagem a cada ciclo, sem cobrança, costuma ser bem recebida. Anote na observação quem pediu para não receber contato.
Vale a pena guardar o contato de quem fez festa pequena em dia de semana?
Vale. O dia de semana tem pouca procura e completar essa agenda ajuda a diluir custos fixos como aluguel e IPTU. Além disso, quem já conhece o espaço pode voltar num sábado quando a festa for maior.
O que anotar sobre cada festa além do nome e telefone?
Motivo do evento, data, número aproximado de convidados, se contratou decoração e detalhes do atendimento, como horário de saída ou uso da cozinha. Esses detalhes mostram o perfil do cliente e deixam a próxima conversa mais pessoal.