Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Fisioterapia
Paciente de fisioterapia some sem avisar. Melhorou da dor no ombro, faltou uma semana, depois outra, e o tratamento ficou pela metade. Você só percebe meses depois, quando olha a agenda vazia de terça à tarde. Quem terminou um pacote de 10 sessões e não remarcou também desaparece do radar, porque a recepção está ocupada atendendo quem já está na sala de espera.
Esta planilha junta o histórico de cada paciente em um lugar só: nome, WhatsApp, observações, o que ele já fez na clínica e quanto gastou nos últimos 12 meses. A partir da data do último atendimento e do intervalo de retorno, ela mostra quem passou do prazo e precisa de uma mensagem sua hoje.
Exemplo de planilha de controle de clientes para fisioterapia
Cada paciente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Paciente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Carla A. | Pilates clínico (sessão) | há 2 dias | em 5 dias | R$ 2.600,00 | Em dia |
| Lucas N. | Avaliação inicial | há 6 dias | em 1 dia | R$ 5.550,00 | Em dia |
| Beatriz T. | Sessão de fisioterapia (1 hora) | há 10 dias | atrasado 3 dias | R$ 3.120,00 | Chamar no WhatsApp |
| Bruno W. | Pacote com 10 sessões | há 4 dias | em 3 dias | R$ 44.400,00 | Em dia |
| Juliana Y. | Pilates clínico (sessão) | há 15 dias | atrasado 8 dias | R$ 4.200,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes da sua clínica de fisioterapia
Data do último atendimento
É o dado que move tudo. Registrando cada sessão com o nome do paciente, a planilha mostra quando ele esteve na clínica pela última vez e quantos dias já se passaram desde então.
Intervalo de retorno por paciente
Quem faz reabilitação pós-cirúrgica volta duas ou três vezes por semana. Quem faz pilates clínico de manutenção pode vir uma vez. Cadastre o intervalo individual quando ele fugir do padrão da sua clínica.
Histórico de sessões e pacotes
Ver que o paciente fez avaliação inicial e depois um pacote de 10 sessões ajuda a saber em que ponto do tratamento ele parou e qual conversa faz sentido no WhatsApp.
Pacientes sumidos
A lista de quem passou do prazo é o seu trabalho do dia. No exemplo, 2 dos 5 pacientes aparecem com a ação Chamar no WhatsApp, e é por aí que você começa.
Total gasto nos últimos 12 meses
Mostra quem sustenta a agenda. Normalmente são os de pacote e pilates recorrente. Esses merecem um lembrete antes de a última sessão acabar, não depois.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Cadastre os pacientes ativos
Comece pelos que passaram na clínica nos últimos meses: nome, WhatsApp e uma observação útil, como queixa principal ou cirurgia recente. Isso evita abrir a conversa perguntando quem é a pessoa.
- 2
Defina o intervalo de retorno
No exemplo, o intervalo médio é de 7 dias, coerente com sessões semanais. Use um padrão assim para a clínica e ajuste caso a caso, como pacientes em fase aguda que vêm duas vezes por semana.
- 3
Registre as sessões com o nome do paciente
Cada sessão de uma hora, avaliação inicial, pilates clínico ou pacote vendido entra nas vendas com o nome certo. É daí que vêm a última visita, o número de atendimentos e o gasto do ano.
- 4
Olhe o status uma vez por semana
Reserve 20 minutos em um horário sem atendimento. Filtre quem está como Chamar no WhatsApp, veja os dias de atraso e priorize quem parou no meio do tratamento.
- 5
Use o link para falar com cada um
O link abre a conversa direto no WhatsApp. Escreva mencionando o caso: lembre a fase do tratamento e ofereça dois horários concretos, em vez de perguntar se ele quer voltar.
Erros comuns de controle de clientes em fisioterapia
Esperar o paciente remarcar sozinho
Depois que a dor melhora, a motivação cai. Se ninguém chamar, o tratamento é abandonado. Chame no segundo dia de atraso, não no segundo mês, quando a pessoa já esqueceu da clínica.
Só anotar nome e telefone
Sem observação, a mensagem fica genérica e parece spam. Anote a queixa, o lado afetado e o que já foi feito. Uma frase sobre o joelho operado muda totalmente a resposta.
Não registrar quem veio pelo convênio
Muita clínica lança só o particular e perde o histórico de metade dos pacientes. Registre todo atendimento com o nome, mesmo os de convênio, senão a lista de retorno fica incompleta.
Perguntas frequentes
Como chamar paciente de fisioterapia que parou o tratamento?
Mande mensagem pessoal, citando o caso dele: a fase em que parou e o que falta para concluir. Ofereça dois horários prontos, como terça às 15h ou quinta às 9h. Evite texto padrão com promoção, porque soa como propaganda e não como cuidado.
De quanto em quanto tempo o paciente deve retornar?
Depende do quadro. Reabilitações em fase inicial costumam exigir duas ou três sessões por semana, enquanto manutenção e pilates clínico podem ser semanais. Defina um intervalo padrão na clínica, como 7 dias, e ajuste no cadastro de quem foge dessa rotina.
Vale a pena vender pacote de 10 sessões?
O pacote ajuda a manter a frequência, que é o que faz o tratamento funcionar. Mas acompanhe quem já usou 8 ou 9 sessões: é a hora de conversar sobre a continuidade, antes que o paciente termine e desapareça da agenda.
Preciso cadastrar os pacientes de convênio também?
Sim. Eles ocupam horário, consomem material e podem indicar outros pacientes. Com o histórico registrado você vê quem parou no meio da série de sessões autorizadas e consegue chamar antes de perder o vínculo.