Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Escritório de Advocacia
O cliente que você atendeu numa ação trabalhista some quando o processo acaba. Dois anos depois ele precisa de um inventário, de uma notificação ou de um contrato, e procura outro advogado, porque ninguém do seu escritório de advocacia deu notícia nesse tempo. O nome dele está numa pasta, num caderno ou na memória da secretária, mas não num lugar que lembre você de retomar o contato.
Esta planilha junta o histórico de cada cliente em um só lugar: contato, serviços já contratados, data do último atendimento e quanto ele gastou com honorários nos últimos 12 meses. A partir disso, ela calcula quando é hora de retomar a conversa e mostra quem está atrasado, com um link que abre direto o WhatsApp daquela pessoa.
Exemplo de planilha de controle de clientes para escritório de advocacia
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Bruno ?. | Ação trabalhista (honorário inicial) | há 4 meses | em 9 meses | R$ 3.000,00 | Em dia |
| Juliana 3. | Elaboração de contrato simples | há 10 meses | em 2 meses | R$ 1.200,00 | Em dia |
| Thiago -. | Inventário extrajudicial (honorário inicial) | há 17 meses | atrasado 5 meses | R$ 6.000,00 | Chamar no WhatsApp |
| Ana Paula 7. | Notificação extrajudicial | há 6 meses | em 6 meses | R$ 500,00 | Em dia |
| Gustavo /. | Consulta jurídica (1 hora) | há 2 anos | atrasado 15 meses | R$ 300,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes do seu escritório de advocacia
Contato e serviço contratado
Nome, WhatsApp e o que cada pessoa já contratou. Saber que um cliente fez uma notificação extrajudicial em vez de uma ação muda o assunto da conversa quando você retomar o contato.
Data do último atendimento
É a referência para tudo. A planilha puxa a data da última venda registrada com o nome do cliente e usa isso para calcular quando ele deve voltar a ouvir falar de você.
Intervalo de retorno por cliente
No exemplo, o padrão é 365 dias, o que faz sentido para consultas pontuais. Quem tem empresa e revisa contratos pode receber um intervalo menor, cadastrado só para ele.
Honorários pagos nos últimos 12 meses
O total gasto mostra quem sustenta o escritório. Um cliente de inventário extrajudicial pesa muito mais que três consultas de uma hora, e merece atenção diferente na agenda.
Observações sobre o caso e a família
Área do processo, nome do sócio, se ele indicou alguém. Esse detalhe faz a mensagem parecer de um advogado que lembra do cliente, não de um disparo em massa.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Cadastre a carteira que você já tem
Pegue as pastas dos últimos anos e lance nome, WhatsApp e uma observação curta sobre o caso. Comece pelos clientes de honorários contratuais, que são os que mais voltam.
- 2
Defina o intervalo de retorno padrão
Para a maioria dos escritórios, 365 dias funciona bem: é o ritmo de quem procura advogado uma vez por ano. Ajuste o intervalo individual só de quem demanda com mais frequência.
- 3
Registre as vendas com o nome do cliente
Cada honorário recebido, consulta, contrato ou notificação deve ser lançado com o nome exato de quem contratou. É assim que a planilha monta o histórico e calcula o próximo retorno.
- 4
Separe um horário fixo para os atrasados
Uma vez por semana, abra a lista de quem está com status Chamar no WhatsApp. No exemplo, 2 dos 5 clientes já passaram do prazo e aparecem assim.
- 5
Use o link do WhatsApp e anote o resultado
Clique no link, mande uma mensagem curta citando o caso antigo e registre nas observações o que a pessoa respondeu. Isso evita repetir a mesma abordagem daqui a alguns meses.
Erros comuns de controle de clientes em escritório de advocacia
Achar que cliente de processo não volta
Quem contratou uma ação trabalhista pode precisar de contrato, notificação ou inventário depois. Se você não mantém contato, ele procura quem apareceu por último na internet.
Mandar mensagem genérica de feliz aniversário
Mensagem sem contexto não gera retorno. Use as observações para lembrar o caso e escreva algo específico, como perguntar se aquele contrato que você elaborou precisa de revisão.
Guardar o contato só na agenda do celular
Sem data do último atendimento nem histórico de honorários, você não sabe quem está sumido nem quem vale um telefonema. Cadastre na planilha assim que fechar o contrato.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo devo retomar contato com um cliente antigo?
Para a maior parte dos clientes de escritório de advocacia, uma vez por ano já é suficiente, que é o padrão de 365 dias usado no exemplo. Clientes empresariais, que revisam contratos e têm processos em andamento, pedem um intervalo mais curto, de três a seis meses.
Posso falar com cliente antigo por WhatsApp sem parecer que estou captando?
Sim, se a mensagem for pessoal e ligada a um atendimento que já existiu. Pergunte como ficou a situação do caso, ofereça esclarecer alguma dúvida e evite anúncio de serviço ou promessa de resultado. O tom é de acompanhamento, não de oferta.
Como saber quais são os melhores clientes do escritório?
Olhe o total de honorários dos últimos 12 meses e o número de contratações. Um cliente com inventário extrajudicial e um contrato no mesmo ano pesa mais no caixa que vários atendimentos de consulta de uma hora, e costuma indicar outras pessoas.
O que fazer com o cliente que sumiu há mais de dois anos?
Mande uma mensagem curta, lembrando o caso que vocês resolveram juntos e se colocando à disposição. Se não houver resposta, registre nas observações e deixe esse contato para uma próxima rodada. Vale mais investir tempo em quem respondeu.