Modelo para Excel e Google Planilhas
Planilha de Controle de Clientes para Agência de Viagens
Quem vende viagem sabe que o cliente não aparece toda semana. Ele fecha a lua de mel, some, e dois anos depois está planejando as férias em família com outro agente, porque aquele mandou mensagem primeiro. O histórico fica espalhado entre conversas antigas no WhatsApp, e-mails de operadora e vouchers salvos em pastas. Na hora de lembrar quem viajou para onde e quando, ninguém acha nada.
Esta planilha junta tudo em um lugar só: nome, WhatsApp, o que a pessoa já comprou, quanto gastou nos últimos 12 meses e quando ela deve voltar a viajar. Os clientes que passaram do prazo aparecem com a ação "Chamar no WhatsApp", com link para abrir a conversa. Em vez de esperar o telefone tocar, você escolhe quem procurar hoje.
Exemplo de planilha de controle de clientes para agência de viagens
Cada cliente com a data da última visita e a previsão de retorno. Quem passou do prazo aparece para você chamar no WhatsApp.
| Cliente | Última compra / serviço | Última visita | Retorno previsto | Gasto em 12 meses | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Juliana S. | Emissão de passagem (taxa de serviço) | há 54 dias | em 4 meses | R$ 120,00 | Em dia |
| Thiago W. | Roteiro personalizado | há 5 meses | em 36 dias | R$ 350,00 | Em dia |
| Ana Paula Y. | Pacote nacional (comissão e taxa) | há 8 meses | atrasado 2 meses | R$ 450,00 | Chamar no WhatsApp |
| Gustavo Z. | Pacote internacional (comissão e taxa) | há 3 meses | em 3 meses | R$ 900,00 | Em dia |
| Patrícia M. | Emissão de passagem (taxa de serviço) | há 13 meses | atrasado 7 meses | R$ 60,00 | Chamar no WhatsApp |
O que acompanhar na planilha de controle de clientes da sua agência de viagens
Contato e perfil de cada cliente
Nome e WhatsApp são o mínimo. Use as observações para o que faz diferença na venda: quem viaja com criança, quem prefere pacote com tudo incluído, quem tem medo de avião, quem só compra passagem.
Histórico de pacotes e emissões
Registre cada venda com o nome do cliente para que o histórico se forme sozinho. Assim você vê que a família comprou pacote nacional no ano passado e já pediu roteiro personalizado, e sabe o que oferecer agora.
Data da última compra e próximo retorno
Férias têm ritmo. Quem fechou um pacote internacional em janeiro dificilmente volta em março, mas pode voltar antes das próximas férias. A planilha calcula essa previsão a partir do intervalo que você definir.
Gasto nos últimos 12 meses
Mostra quem sustenta a agência. Um cliente de pacote internacional costuma deixar mais comissão que dez emissões de passagem avulsas. Saber isso ajuda a decidir quem merece um atendimento mais próximo.
Clientes atrasados para reativar
A lista de quem passou do prazo é o seu trabalho da semana. Em vez de disparar promoção para todo mundo, você fala com quem já comprou e já confia no seu atendimento.
Como usar a planilha de controle de clientes em 5 passos
- 1
Cadastre quem já comprou com você
Comece pelos clientes dos últimos dois anos. Puxe das conversas de WhatsApp e dos vouchers antigos: nome, telefone e uma observação sobre o perfil de viagem. Não precisa fazer tudo num dia, faça 15 por vez.
- 2
Defina o intervalo de retorno
No exemplo, o intervalo padrão é de 180 dias. Ajuste pelo seu público: quem viaja a trabalho e emite passagem toda hora pede um intervalo menor; quem faz uma viagem internacional por ano, bem maior.
- 3
Registre as vendas com o nome do cliente
Cada pacote, emissão ou roteiro lançado com o nome correto alimenta o histórico, o número de compras e o gasto do período. Se o nome vier escrito de jeitos diferentes, o cliente se divide em dois.
- 4
Olhe a lista de atrasados toda semana
No exemplo, 2 dos 5 clientes passaram do prazo e aparecem com a ação "Chamar no WhatsApp". Reserve uma hora fixa, abra a conversa pelo link e fale com cada um deles.
- 5
Escreva mensagens com base no histórico
Nada de texto igual para todos. Quem fechou pacote nacional pode receber uma sugestão de destino novo; quem só emitiu passagem pode ouvir sobre roteiro personalizado. O histórico está ali para isso.
Erros comuns de controle de clientes em agência de viagens
Guardar o cliente só no WhatsApp
A conversa some no meio de centenas de contatos e o histórico se perde. Se o aparelho der problema, você perde a carteira inteira. Mantenha o cadastro fora do celular, com nome, contato e o que a pessoa já comprou.
Só falar com quem procura a agência
Esperar o cliente lembrar de você é entregar a próxima viagem para quem mandou mensagem antes. Uma lembrança no período certo, antes das férias escolares, costuma render mais que anúncio novo.
Tratar todo cliente igual
Quem comprou pacote internacional e quem emitiu uma passagem avulsa não precisam da mesma atenção. Use o gasto dos últimos 12 meses para decidir quem recebe ligação e quem recebe só uma mensagem.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo devo chamar um cliente de agência de viagens?
Depende do perfil. Quem viaja a trabalho e emite passagem com frequência pode ser contatado a cada 60 ou 90 dias. Para férias em família, um intervalo entre 180 e 365 dias funciona melhor. No exemplo da planilha, o padrão é 180 dias, mas você pode definir um intervalo próprio para cada cliente.
Como reativar cliente que não viaja há mais de um ano?
Comece pelo histórico. Lembre da viagem que ele fez, pergunte como foi e sugira um destino na mesma linha. Mensagem curta, pessoal e sem promoção genérica. Se não responder, tente de novo perto da época em que ele costuma viajar, como férias escolares ou fim de ano.
Que informações anotar sobre cada cliente?
Nome, WhatsApp, o que já comprou e observações úteis para a próxima venda: com quem viaja, destinos que já conhece, preferência por pacote ou passagem avulsa, mês em que costuma tirar férias e orçamento aproximado. Datas de aniversário e de casamento também ajudam a criar um motivo para o contato.
Como saber quais são os melhores clientes da agência?
Olhe o total gasto nos últimos 12 meses e o número de compras juntos. Um cliente que fecha um pacote internacional por ano pode valer mais que vários de emissão avulsa. Esses nomes merecem ligação, atenção no pós-venda e sugestão de destino antes de qualquer campanha geral.